โปรแกรมบัญชีเต็มระบบ กับ โปรแกรมออกเอกสารอย่างเดียว ต่างกันยังไง
โปรแกรมบัญชีเต็มระบบบันทึกทุกธุรกรรมเป็นรายการบัญชีคู่ (เดบิต-เครดิต) แล้วสรุปออกมาเป็นงบการเงิน ส่วนโปรแกรมออกเอกสารอย่างเดียวโฟกัสที่การสร้าง PDF เอกสาร เช่น ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ให้ถูกต้องตามฟอร์แมตสรรพากร โดยไม่ต้องผูกกับผังบัญชีหรืองบดุลใดๆ
โปรแกรมบัญชีเต็มระบบอย่าง FlowAccount กับ PEAK ถูกออกแบบมาให้ปิดงบได้ในตัว มีสมุดรายวันซื้อ-ขาย มีรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย ผูกกับผังบัญชีทุกเอกสารที่ออก นั่นคือจุดแข็งของมัน แต่ก็แปลว่าก่อนออกใบกำกับภาษีสักใบ คุณต้องตั้งผังบัญชีให้ถูก เลือกหมวดรายได้ให้ตรง ถ้าตั้งผิดตั้งแต่ต้น งบการเงินปลายปีจะเพี้ยนตามไปด้วย
ในขณะที่โปรแกรมออกเอกสารอย่างเดียวอย่าง LL-Docs เน้นแค่ว่าเอกสารที่ออกต้องถูกต้องตามที่สรรพากรกำหนด เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีข้อมูลครบตามมาตรา 86/4 เลขที่เอกสารรันไม่ซ้ำ ตัวเลขจำนวนเงินกับตัวอักษรตรงกัน ส่วนตัวเลขบัญชีเบื้องหลัง เป็นหน้าที่ของนักบัญชีที่ไปดึงเอกสารออกมาลงบัญชีอีกที
ธุรกิจแบบไหนควรใช้โปรแกรมบัญชีเต็มระบบ (double-entry)
ธุรกิจที่ยังไม่มีนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีทำให้ ควรใช้โปรแกรมบัญชีเต็มระบบ เพราะต้องการเครื่องมือที่ปิดงบการเงินและยื่นภาษีได้ในตัวเดียว
ถ้าคุณเป็นเจ้าของกิจการที่บริหารบัญชีเองทั้งหมด ไม่ได้จ้างใครแยกทำ การมีโปรแกรมที่ผูกเอกสารเข้ากับบัญชีอัตโนมัติจะช่วยลดงานซ้ำ ไม่ต้องคีย์ข้อมูลสองรอบ (ออกใบกำกับภาษีในระบบหนึ่ง แล้วไปคีย์ลงบัญชีอีกระบบหนึ่ง) กลุ่มนี้ยังรวมถึงธุรกิจที่มีสต๊อกสินค้าซับซ้อน ต้องคำนวณต้นทุนขาย FIFO/Average หรือธุรกิจที่นักลงทุนขอดูงบการเงินรายเดือนเพื่อประเมินผลประกอบการ ซึ่งต้องมีระบบบัญชีคู่รองรับตั้งแต่ต้น
ธุรกิจแบบไหนใช้แค่โปรแกรมออกเอกสารก็พอ
ธุรกิจที่มีนักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีทำสมุดรายวันและยื่นภาษีให้อยู่แล้ว ใช้แค่โปรแกรมออกเอกสารก็เพียงพอ เพราะงานบัญชีจริงถูกจัดการอีกทางหนึ่งอยู่แล้ว สิ่งที่ขาดคือเครื่องมือออกเอกสารให้เร็วและถูกต้อง
กลุ่มนี้คือ SME ส่วนใหญ่ที่จ้างสำนักงานบัญชีนอกรายเดือน จ่ายค่าทำบัญชีอยู่แล้ว แต่ทุกครั้งที่ต้องออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า กลับต้องมานั่งงมโปรแกรมบัญชีเต็มระบบที่ตัวเองไม่ถนัด เสียเวลาหาว่าผังบัญชีไหนตรงกับรายการนี้ ทั้งที่แค่ต้องการเอกสาร PDF ที่ถูกต้องส่งให้ลูกค้า แล้วส่งสำเนาให้นักบัญชีไปลงบัญชีปลายเดือนอยู่ดี
รวมถึงฟรีแลนซ์ ผู้รับเหมา หรือ HR ที่ออกบิล ใบหัก ณ ที่จ่าย หรือสัญญาเป็นครั้งคราว ไม่ได้ต้องการระบบบัญชีเต็มรูปแบบเลย ต้องการแค่เอกสารที่ออกได้เร็ว ถูกฟอร์แมต และถูกต้องตามมาตรฐานสรรพากรเท่านั้น
จุดสำคัญคือถ้าธุรกิจคุณต้องออก e-Tax Invoice by Email (ชื่อใหม่ e-Tax Invoice by Time Stamp) คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มจากโปรแกรมบัญชีเต็มระบบ เงื่อนไขจริงมีสองชั้นคือ ต้องยื่นคำขอ (แบบ ก.อ.01) กับกรมสรรพากรก่อน แล้วใช้ระบบที่ออกไฟล์ PDF/A-3 ส่งอีเมลหาผู้ซื้อพร้อม CC เข้าระบบประทับรับรองเวลาได้ถูกต้อง ระบบบัญชีเป็นคนละเรื่องกับการปฏิบัติตามเกณฑ์นี้
เลือกผิดขนาดธุรกิจ เสี่ยงอะไรบ้าง
เลือกโปรแกรมบัญชีเต็มระบบทั้งที่มีนักบัญชีแยกอยู่แล้ว เสี่ยงข้อมูลซ้อนทับกัน สองระบบไม่ตรงกัน และเสียเวลาคีย์ข้อมูลสองรอบโดยไม่จำเป็น ส่วนเลือกโปรแกรมออกเอกสารอย่างเดียวทั้งที่ยังไม่มีนักบัญชี เสี่ยงไม่มีใครปิดงบการเงินให้ทันตอนยื่นภาษีประจำปี
ฝั่งแรก ถ้าคุณจ้างนักบัญชีแล้วยังฝืนใช้โปรแกรมบัญชีเต็มระบบ มักเกิดปัญหาว่าคุณคีย์เอกสารในระบบหนึ่ง แต่นักบัญชีลงบัญชีจริงในไฟล์หรือระบบของสำนักงานบัญชีเอง สุดท้ายมีข้อมูลสองชุดที่ต้อง reconcile กันเอง เสียเวลามากกว่าจะใช้แค่ระบบออกเอกสารเสียอีก แถมยังจ่ายค่าโปรแกรมแพงกว่าที่จำเป็น เพราะฟีเจอร์บัญชีเต็มระบบส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกใช้งานจริง
ฝั่งที่สอง ถ้าธุรกิจยังไม่มีนักบัญชีเลย แต่เลือกใช้แค่โปรแกรมออกเอกสาร พอถึงเวลาต้องยื่นภ.ง.ด.50 ปิดงบประจำปี จะไม่มีใครเอาเอกสารที่ออกไปแล้วมาสรุปเป็นงบการเงิน ต้องไปจ้างนักบัญชีมานั่งไล่เอกสารย้อนหลังทีเดียว ซึ่งช้ากว่าและเสี่ยงตกหล่นมากกว่าการมีระบบที่ทยอยลงบัญชีไปพร้อมกับออกเอกสารตั้งแต่แรก
ธุรกิจที่มีหลายนิติบุคคลยิ่งต้องระวังเรื่องนี้เป็นพิเศษ เพราะถ้าเลือกระบบผิดขนาดตั้งแต่ต้น ปัญหาจะยิ่งซับซ้อนขึ้นเมื่อต้องแยกเอกสารและเลขที่รันของแต่ละบริษัทไม่ให้ปนกัน
เช็กยังไงว่าธุรกิจคุณต้องการระบบไหนจริงๆ
เช็กจากคำถามเดียว: ตอนนี้มีใครทำบัญชีคู่ (ลงสมุดรายวัน ปิดงบ ยื่นภาษี) ให้ธุรกิจคุณอยู่แล้วหรือไม่
ถ้าคำตอบคือ "มี" ไม่ว่าจะเป็นนักบัญชีในบริษัทหรือสำนักงานบัญชีนอก คุณต้องการแค่ระบบออกเอกสารที่ถูกต้องตามสรรพากรและใช้งานง่าย ไม่ต้องเรียนรู้ผังบัญชี ไม่ต้องจ่ายเพิ่มสำหรับฟีเจอร์บัญชีที่ไม่ได้ใช้
ถ้าคำตอบคือ "ไม่มี" คุณควรมองหาโปรแกรมบัญชีเต็มระบบ หรืออย่างน้อยควรเริ่มหานักบัญชีมาช่วยควบคู่กับการใช้ระบบออกเอกสาร เพราะสุดท้ายงบการเงินและการยื่นภาษีประจำปีเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้
ลองถามตัวเองเพิ่มอีกสามข้อ: หนึ่ง คุณออกเอกสารกี่ประเภทต่อเดือน ถ้ามีแค่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ไม่กี่สิบใบ ระบบออกเอกสารเพียงพอ สอง ธุรกิจมีกี่นิติบุคคล ถ้ามีมากกว่าหนึ่งบริษัทและกลัวเลขที่เอกสารชนกัน ควรดูว่าระบบรองรับหลายบริษัทในที่เดียวหรือไม่ สาม สรรพากรขอเอกสารอะไรจากคุณบ้างในแต่ละเดือน ถ้าคำตอบมีแค่เรื่องเอกสารขาย-ซื้อที่ส่งให้นักบัญชีไปจัดการต่อ นั่นคือสัญญาณชัดว่าคุณต้องการระบบออกเอกสารเป็นหลัก
สำหรับ SME ที่ยังสับสนว่าต้องออกเอกสารกี่ชนิด และเอกสารไหนใช้แทนกันไม่ได้ ลองดูสรุป 5 เอกสารธุรกิจที่ SME ต้องออก เพื่อเช็กให้ครบก่อนเริ่มมองหาระบบ