ใบเสร็จรับเงิน ผู้รับเหมา ก่อสร้าง ทำยังไงให้ถูกต้อง ไม่โดนสรรพากรเรียกเก็บย้อนหลัง

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารยืนยันว่าคุณได้รับเงินค่างวดงานจากลูกค้าแล้วจริง ต้องระบุชื่อ-ที่อยู่คู่สัญญาทั้งสองฝ่าย รายละเอียดงานที่ทำ จำนวนเงิน วันที่รับเงิน และเลขที่เอกสารที่รันต่อเนื่องไม่ซ้ำกัน

สาเหตุที่ต้องออกให้ถูกคือ สรรพากรตรวจสอบรายได้ของคุณได้จากหลายทาง ไม่ใช่แค่สมุดบัญชีที่คุณเก็บเอง ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทและหักภาษี ณ ที่จ่ายจากคุณ บริษัทนั้นต้องยื่น ภ.ง.ด. แจ้งว่าจ่ายเงินให้คุณเท่าไหร่ในปีนั้น ข้อมูลนี้ไปโผล่ในระบบสรรพากรฝั่งคุณด้วย ถ้ารายได้ที่คุณยื่นภาษีไม่ตรงกับตัวเลขที่ลูกค้าแจ้งไว้ นั่นคือจุดที่มักโดนเรียกตรวจสอบย้อนหลัง

งานก่อสร้างที่แบ่งจ่ายเป็นงวด ต้องออกเอกสาร 4 ชนิดเรียงตามลำดับนี้: ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้งวดงาน ใบเสร็จรับเงิน และรับใบหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้า

ใบเสนอราคา — ตอนตกลงงานกัน ระบุขอบเขตงาน ราคารวม และแบ่งงวดจ่ายไว้ตั้งแต่ต้น เช่น งวด 1 30% เมื่อเริ่มงาน งวด 2 40% เมื่องานโครงสร้างเสร็จ งวด 3 30% เมื่อส่งมอบงาน ใบแจ้งหนี้งวดงาน — ออกเมื่องานถึงจุดที่ตกลงไว้ในแต่ละงวด แจ้งลูกค้าว่าถึงเวลาจ่ายเงินงวดนั้นแล้ว ระบุให้ชัดว่าเป็นงวดที่เท่าไหร่ ตรงกับใบเสนอราคาข้อไหน ใบเสร็จรับเงิน — ออกทันทีที่ลูกค้าจ่ายเงินงวดนั้นเข้ามาจริง ไม่ว่าจะโอนหรือรับสด รับใบหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้า — ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคล เขาจะหักภาษีบางส่วนไว้ก่อนจ่ายเงินคุณ แล้วออกหนังสือรับรองให้ ต้องขอเก็บไว้ทุกงวด อย่ารอไปขอตอนสิ้นปีเดียว เพราะบางเจ้าไม่ได้ทำหนังสือรับรองรวมให้ ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงินสำคัญตรงนี้ คือใบแจ้งหนี้ออกตอน "ถึงเวลาเก็บเงิน" ส่วนใบเสร็จออกตอน "เงินเข้าแล้วจริง" สองใบนี้ต้องแยกกัน ห้ามใช้ใบเดียวแทนกัน

รับเงินสดหน้างานแล้วไม่ออกใบเสร็จ เสี่ยงเพราะรายได้นั้นไม่ถูกบันทึกไว้เป็นหลักฐานฝั่งคุณ แต่ถ้าลูกค้าเก็บสัญญาหรือหลักฐานโอนไว้ สรรพากรก็ยังตามเจอได้จากฝั่งลูกค้าอยู่ดี

สายก่อสร้างและงานรีโนเวทมักรับเงินสดเป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะงานเล็กกับลูกค้าบุคคลธรรมดา พอไม่มีใบเสร็จ พอถึงเวลายื่นภาษีประจำปี รายได้ที่แจ้งจะต่ำกว่าความเป็นจริง ถ้าสรรพากรตรวจสอบย้อนหลังแล้วเทียบกับเงินหมุนในบัญชี หรือเทียบกับใบเสนอราคา/สัญญาที่ลูกค้ายังเก็บไว้ ช่องว่างระหว่างรายได้ที่แจ้งกับรายได้จริงนี่แหละที่ทำให้โดนประเมินภาษีเพิ่มพร้อมเบี้ยปรับเงินเพิ่ม

ทางที่ปลอดภัยกว่าคือออกใบเสร็จทุกครั้งที่รับเงิน แม้จะเป็นเงินสดก็ตาม เขียนวันที่รับเงินจริง จำนวนเงินจริง แล้วเก็บสำเนาไว้เป็นหลักฐานคู่กับบัญชีรายรับของคุณเอง

งวดงานไม่ตรงกับเอกสารเกิดจากงานหน้างานเลื่อนหรือเปลี่ยนแผน แต่เอกสารยังอ้างอิงกำหนดการเดิม วิธีแก้คือปรับใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับสภาพงานจริง ณ วันที่ออก ไม่ใช่ตรงกับแผนตอนเซ็นสัญญา

ตัวอย่างที่พบบ่อย: สัญญาระบุงวด 2 จ่ายเมื่อ "งานหลังคาเสร็จ" แต่หน้างานฝนตกทำให้หลังคาเสร็จช้ากว่ากำหนด 2 สัปดาห์ ลูกค้าใจดียอมจ่ายงวด 2 ก่อนตามกำหนดเดิมเพื่อให้คุณมีเงินหมุนซื้อของ ถ้าคุณออกใบแจ้งหนี้อ้าง "งานหลังคาเสร็จแล้ว" ทั้งที่ยังไม่เสร็จ นี่คือจุดที่เอกสารกับความจริงไม่ตรงกัน ถ้ามีปัญหาข้อพิพาทภายหลัง เอกสารจะกลายเป็นหลักฐานที่ย้อนกลับมาเป็นผลเสียกับคุณเอง

ทางออกที่ตรงไปตรงมาคือ เขียนในใบแจ้งหนี้ตามสภาพจริง เช่น "เบิกล่วงหน้างวด 2 ก่อนงานหลังคาแล้วเสร็จ ตามที่ตกลงเพิ่มเติมกับลูกค้า" แทนการอ้างเงื่อนไขเดิมที่ยังไม่ถึง วิธีนี้ป้องกันปัญหาทั้งเรื่องภาษีและเรื่องข้อพิพาทกับลูกค้าไปพร้อมกัน และถ้าอยากกันปัญหาตั้งแต่ต้น การทำเช็กลิสต์สัญญาจ้างให้ครบก่อนออกใบเสร็จ-ใบกำกับภาษีจะช่วยให้เงื่อนไขแต่ละงวดชัดเจนตั้งแต่วันเซ็นสัญญา ไม่ต้องมาตีความทีหลัง

เมื่อลูกค้าเป็นนิติบุคคลจ่ายเงินค่าเหมาให้คุณ ส่วนใหญ่จะหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ก่อนโอนเงินจริงให้คุณ แล้วออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (มักเรียกกันว่า 50 ทวิ) ให้คุณเก็บไว้เป็นหลักฐาน

สิ่งที่คุณต้องทำคือเทียบยอดเงินหัก ณ ที่จ่ายในหนังสือรับรองแต่ละงวด กับยอดเงินที่โอนเข้าบัญชีจริง ต้องบวกกันแล้วเท่ากับยอดตามใบแจ้งหนี้เต็มจำนวน ถ้าตัวเลขไม่ตรงกันต้องทวงถามลูกค้าให้แก้ไขทันที อย่าปล่อยผ่านไปจนถึงตอนยื่นภาษีประจำปี เพราะตอนนั้นแก้ยากกว่ามาก และเมื่อคุณยื่นภาษี ยอดรายได้ที่แจ้งต้องตรงกับยอดที่ลูกค้าแจ้งไว้ในระบบหัก ณ ที่จ่าย ไม่งั้นจะเป็นช่องว่างที่ทำให้ถูกเรียกตรวจสอบย้อนหลัง เรื่องความต่างระหว่างตอนโอนเงินกับตอนได้หนังสือรับรอง 50 ทวิเป็นจุดที่ผู้รับเหมาสับสนบ่อย เพราะบางเจ้าหักตอนโอนแต่ออกหนังสือรับรองล่าช้าเป็นเดือน ต้องติดตามเอกสารให้ครบก่อนปิดงวดบัญชีของตัวเอง

ถ้ารายได้จากการรับเหมาเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี คุณมีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และเมื่อจด VAT แล้ว ใบเสร็จรับเงินอย่างเดียวไม่พอ ต้องออกใบกำกับภาษีที่มีข้อมูลครบตามมาตรา 86/4 ควบคู่ไปด้วยทุกครั้งที่เก็บเงินแต่ละงวด

จุดที่ผู้รับเหมาพลาดบ่อยมี 3 อย่าง

รายได้ทะลุ 1.8 ล้านแล้วไม่ได้จด — เกณฑ์นับจากรายได้ทั้งปี ไม่ใช่ต่อโครงการ พองานเข้าหลายหลังพร้อมกันจึงทะลุเร็วกว่าที่คิด ต้องยื่นจดภายในกำหนดหลังรายได้ถึงเกณฑ์ ไม่ใช่รอปลายปี เสนอราคาไม่ระบุว่ารวม VAT หรือยัง — ราคาเหมา 180,000 บาทที่ไม่บอกว่า "รวม VAT แล้ว" หรือ "ยังไม่รวม VAT 7%" คือชนวนทะเลาะกับลูกค้าตอนวางบิลงวดสุดท้าย ให้เขียนให้ชัดตั้งแต่ใบเสนอราคา (อ่านเพิ่ม: ราคารวม VAT กับ แยก VAT ต่างกันอย่างไร) สับสนว่าหัก ณ ที่จ่ายคิดจากยอดไหน — ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% คำนวณจากมูลค่างานก่อน VAT ไม่ใช่จากยอดรวมที่บวก VAT แล้ว เช่น ค่างานงวดละ 100,000 บาท บวก VAT 7,000 บาท ลูกค้านิติบุคคลจะหัก ณ ที่จ่าย 3,000 บาท (3% ของ 100,000) แล้วโอนจริง 104,000 บาท

ถ้ายังไม่ถึงเกณฑ์และยังไม่ได้จด VAT ก็ออกใบเสร็จรับเงินตามปกติได้ ห้ามออกใบกำกับภาษีเด็ดขาด เพราะผู้ที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่มีสิทธิ์เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มและออกใบกำกับภาษี ถ้าอยากเห็นความต่างของสามใบนี้แบบละเอียด อ่านได้ที่ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร

สมมติคุณรับงานรีโนเวทห้องครัวให้ลูกค้าบุคคลธรรมดา มูลค่างาน 180,000 บาท แบ่งจ่าย 3 งวด งวด 1 รื้อของเดิมและเดินระบบใหม่ 60,000 บาท งวด 2 งานปูกระเบื้องและติดตั้งเคาน์เตอร์ 70,000 บาท งวด 3 งานตกแต่งและส่งมอบ 50,000 บาท

ขั้นตอนที่ควรทำคือ ออกใบเสนอราคาระบุ 3 งวดนี้ตั้งแต่วันเซ็นงาน พองานงวด 1 เสร็จ ออกใบแจ้งหนี้ 60,000 บาท พอลูกค้าโอนเงินมา ออกใบเสร็จรับเงินทันทีในวันเดียวกัน ทำแบบนี้ซ้ำทุกงวด เพราะลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดา ปกติจะไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย เอกสารที่ต้องมีจึงจบแค่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จ 3 ชุด

แต่ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทที่ว่าจ้างคุณรีโนเวทสำนักงาน มูลค่างานเท่ากัน สิ่งที่ต่างออกไปคือทุกงวดที่โอนเงินมา บริษัทจะหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ส่วนหนึ่งก่อน แล้วออกหนังสือรับรองให้คุณเก็บ คุณจะได้เงินจริงน้อยกว่าที่ระบุในใบแจ้งหนี้เล็กน้อยทุกงวด แต่ผลรวมทั้งเงินที่ได้บวกกับภาษีที่ถูกหักต้องเท่ากับยอดตามใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนเสมอ ถ้ายอดไม่ตรง ต้องทวงหนังสือรับรองให้ครบก่อนปิดงาน