ตัวอย่างสัญญาจ้างงาน ฉบับมาตรฐาน: ต้องมีอะไรบ้างก่อนออกสลิปเงินเดือนและหัก ณ ที่จ่าย

แม้กฎหมายจะไม่ได้กำหนดรายการบังคับไว้เป็นข้อๆ แต่ในทางปฏิบัติ สัญญาจ้างพนักงานประจำควรระบุครบ 10 เรื่องนี้ เพราะทุกข้อล้วนผูกกับสิทธิขั้นต่ำที่ พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน 2541 กำหนดไว้อยู่แล้ว ขาดข้อไหนไปเสี่ยงมีปัญหาตอนคำนวณเงินเดือนหรือเกิดข้อพิพาทภายหลัง

ข้อมูลนายจ้าง-ลูกจ้าง — ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี / ชื่อ-นามสกุลลูกจ้าง เลขบัตรประชาชน ตำแหน่งงานและหน้าที่รับผิดชอบ — เขียนให้ชัด ไม่ใช้คำกว้างเกินไปจนตีความยาก วันที่เริ่มงาน — ใช้เป็นฐานนับอายุงานสำหรับค่าชดเชยและวันลาพักร้อน อัตราค่าจ้างและวันจ่ายค่าจ้าง — ระบุจำนวนต่อเดือน และวันที่จ่ายแน่นอน เช่น "จ่ายทุกวันที่ 25 ของเดือน" เวลาทำงานและวันหยุดประจำสัปดาห์ — ปกติไม่เกิน 8 ชั่วโมง/วัน 48 ชั่วโมง/สัปดาห์ วันลาแต่ละประเภท — ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ตามสิทธิขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนด ระยะเวลาทดลองงาน (ถ้ามี) — ทั่วไปไม่เกิน 119 วัน สวัสดิการ — ประกันสังคม ประกันกลุ่ม โบนัส หรืออื่น ๆ ที่บริษัทให้ เงื่อนไขการเลิกจ้างและการบอกกล่าวล่วงหน้า — ต้องสอดคล้องกับ พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน การรักษาความลับ/ทรัพย์สินทางปัญญา — จำเป็นถ้างานเกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้าหรือผลงานสร้างสรรค์

ระยะทดลองงานตามธรรมเนียมปฏิบัติทั่วไปคือไม่เกิน 119 วันนับจากวันเริ่มงาน เพราะถ้าจ้างต่อเนื่องเกิน 120 วัน กฎหมายจะถือว่าลูกจ้างมีสิทธิได้ค่าชดเชยเหมือนพนักงานประจำทั่วไปเมื่อถูกเลิกจ้าง

ในสัญญาควรเขียนให้ชัดว่า เริ่มทดลองงานวันไหน สิ้นสุดวันไหน และประเมินผลด้วยเกณฑ์อะไร ถ้าไม่ผ่านทดลองงาน บริษัทควรแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนวันครบกำหนด ไม่ใช่แจ้งปากเปล่าแล้วค่อยทำเอกสารตามทีหลัง เพราะถ้าเลยวันที่ 119 ไปแล้วยังไม่ได้แจ้งอะไร สถานะของลูกจ้างจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติ

สัญญาจ้างงานพนักงานประจำฉบับมาตรฐาน มักเรียงเป็น 10 ข้อตามลำดับนี้

คู่สัญญา (นายจ้าง-ลูกจ้าง) ตำแหน่งและหน้าที่งาน วันเริ่มงาน ระยะเวลาทดลองงาน ค่าจ้างและวันจ่ายค่าจ้าง เวลาทำงานและวันหยุด วันลาประเภทต่าง ๆ สวัสดิการ การรักษาความลับและทรัพย์สินทางปัญญา (ถ้ามี) เงื่อนไขการเลิกจ้าง

เรียงตามลำดับนี้แล้วอ่านง่าย เพราะไล่จากตัวคู่สัญญา ไปที่เนื้องาน แล้วค่อยลงรายละเอียดเรื่องเงินและสิทธิประโยชน์ท้ายสุด ถ้าสัญญาที่คุณจะร่างเป็นสัญญาจ้างทำของหรือจ้างบริการแทนการจ้างพนักงานประจำ ลิสต์ที่ต้องเช็กจะต่างไปอีกชุด อ่านเพิ่มได้ที่ เช็กลิสต์: สัญญาจ้าง/สัญญาบริการ ต้องมีอะไรบ้าง ก่อนออกใบเสร็จ-ใบกำกับภาษี

ตัวเลขอัตราค่าจ้างในสัญญาคือฐานที่เอกสารทุกใบหลังจากนี้ต้องอ้างอิงตรงกัน ไม่ใช่แค่ตัวเลขอ้างอิงลอย ๆ

สลิปเงินเดือน — ยอดฐานเงินเดือนต้องตรงกับที่ระบุในสัญญา วันจ่ายก็ต้องตรงกับที่ตกลงไว้ ถ้าไม่ตรงจะกลายเป็นหลักฐานที่ขัดแย้งกันเองเวลามีข้อพิพาท ภ.ง.ด.1 — แบบยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือนสำหรับเงินเดือนพนักงาน คำนวณจากค่าจ้างจริงที่จ่ายตามสัญญา ยื่นทุกเดือนภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์เลื่อนได้ถึงวันที่ 15) ประกันสังคม — ฐานเงินสมทบคำนวณจากค่าจ้างจริงในสัญญา นายจ้างส่ง 5% ลูกจ้างส่ง 5% โดยตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 เพดานฐานค่าจ้างขยับเป็น 17,500 บาท/เดือน (เดิม 15,000 บาท) ทำให้เงินสมทบสูงสุดอยู่ที่ 875 บาท/เดือน/ฝ่าย — ถ้าสูตรเงินเดือนของคุณยังตั้ง cap ไว้ที่ 750 บาท ต้องแก้ให้ตรงเพดานใหม่

ปลายปีลูกจ้างจะได้รับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายสะสมทั้งปี ถ้าอยากเข้าใจฟอร์แมตเอกสารนี้ให้ชัดขึ้น อ่านเพิ่มได้ที่ ใบหัก ณ ที่จ่าย ตอนโอนเงิน vs หนังสือรับรอง 50 ทวิ ต่างกันอย่างไร

จุดที่ SME พลาดบ่อยคือ ทำสัญญาจ้างในไฟล์ Word ไว้ชุดหนึ่ง แล้วไปคีย์เงินเดือนใน Excel อีกชุดหนึ่งแยกกัน พอตัวเลขไม่ตรงกันก็ไม่รู้จะยึดไฟล์ไหน LL-Docs แก้จุดนี้ด้วยการออกทั้งสัญญาจ้างงานและสลิปเงินเดือนจากระบบเดียวกัน ข้อมูลพนักงานกรอกครั้งเดียว ใช้ต่อได้ทั้งสองเอกสาร

ต้องบอกกล่าวล่วงหน้าอย่างน้อย 1 งวดค่าจ้าง เช่น ถ้าจ่ายเงินเดือนทุกวันที่ 25 ต้องแจ้งลูกจ้างก่อนถึงรอบจ่ายถัดไป ถ้าไม่แจ้งล่วงหน้า นายจ้างต้องจ่ายสินจ้างแทนการบอกกล่าว

ส่วนค่าชดเชยคำนวณจากอายุงานและค่าจ้างอัตราสุดท้าย ตามตารางนี้

กรณีที่ไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย เช่น ลูกจ้างทุจริตต่อหน้าที่ ประมาทเลินเล่ออย่างร้ายแรง หรือละทิ้งหน้าที่เกิน 3 วันติดต่อกันโดยไม่มีเหตุอันควร ก็ต้องมีหลักฐานประกอบชัดเจน ไม่ใช่แค่บอกด้วยปาก