e-Tax Invoice by Email คืออะไร ต่างจาก e-Tax Invoice เต็มรูปยังไง
e-Tax Invoice by Email คือการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล สำหรับผู้ประกอบการรายเล็กที่ยังไม่ต้องเชื่อมระบบส่งข้อมูลตรงกับสรรพากรแบบเต็มรูป ปัจจุบันกรมสรรพากรใช้ชื่อ e-Tax Invoice by Time Stamp ซึ่งสะท้อนวิธีทำงานของระบบตรงกว่า แต่คนส่วนใหญ่ยังเรียกชื่อเดิมติดปาก
ระบบทำงานง่ายๆ คือ คุณสร้างไฟล์ใบกำกับภาษีเป็น PDF/A-3 ส่งอีเมลไปหาลูกค้า พร้อม CC สำเนาไปที่อีเมลของระบบ (csemail@etax.teda.th) ระบบของ ETDA (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์) จะประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ให้อัตโนมัติ แล้วส่งกลับให้ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ พร้อมนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรเอง คุณไม่ต้องยิง API หรือเชื่อมระบบอะไรเพิ่ม
ส่วน e-Tax Invoice & e-Receipt เต็มรูป (ที่ผู้ประกอบการรายได้เกิน 30 ล้านต้องทำ) จะต้องส่งข้อมูลตรงเข้าระบบสรรพากรผ่านผู้ให้บริการนำส่งข้อมูล หรือเชื่อม API เอง และต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับลงลายมือชื่อดิจิทัล ซึ่งมีค่าใช้จ่ายรายปีและขั้นตอนขอที่ใช้เวลา นี่คือความต่างที่ทำให้แบบ Time Stamp เหมาะกับ SME ที่อยากเริ่มทำถูกต้องโดยไม่ต้องลงทุนระบบใหญ่
ใครมีสิทธิ์สมัคร e-Tax Invoice by Email บ้าง
ผู้มีสิทธิ์คือผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี ทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล (นิติบุคคลนับตามรอบระยะเวลาบัญชี)
ถ้ารายได้ของคุณเกิน 30 ล้านบาทต่อปีแล้ว จะต้องเข้าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เต็มรูปแทน ใช้แบบ Time Stamp ต่อไม่ได้ เพราะฉะนั้นถ้าธุรกิจกำลังโตใกล้เกณฑ์นี้ ควรวางแผนเปลี่ยนระบบล่วงหน้า ไม่ใช่รอให้ถึงเดือนที่รายได้ทะลุแล้วค่อยหาโปรแกรมใหม่ เพราะระบบเต็มรูปต้องเผื่อเวลาขอใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
สมัคร e-Tax Invoice by Email กับสรรพากรต้องเตรียมอะไรบ้าง
เอกสารหลักที่ต้องเตรียมคือหลักฐานยืนยันตัวตนผู้ประกอบการ (หนังสือรับรองนิติบุคคล หรือบัตรประชาชนกรณีบุคคลธรรมดา) ข้อมูลการจดทะเบียน VAT และอีเมลที่จะใช้ส่ง-รับเอกสารจริง
รายการที่ควรเตรียมไว้ก่อนเริ่มลงทะเบียน:
หนังสือรับรองบริษัท (กรณีนิติบุคคล) หรือสำเนาบัตรประชาชนเจ้าของกิจการ (กรณีบุคคลธรรมดา) ภ.พ.20 หรือเอกสารยืนยันการจดทะเบียน VAT อีเมลที่จะใช้เป็นทางการในการส่งใบกำกับภาษี ควรเป็นอีเมลโดเมนบริษัท (ถ้าใช้อีเมลฟรีอย่าง Gmail/Outlook ระบบมีเงื่อนไขการยืนยันต่างออกไป — เช็กหน้าเว็บระบบก่อน) โปรแกรมหรือเครื่องมือที่ออกไฟล์ PDF/A-3 ได้
สิ่งที่ ไม่ต้อง เตรียมสำหรับระบบนี้คือใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) เพราะการรับรองความถูกต้องของเอกสารเกิดจากการประทับรับรองเวลาโดย ETDA ไม่ใช่จากลายมือชื่อดิจิทัลของคุณ ข้อนี้เป็นจุดที่คนเข้าใจผิดบ่อยที่สุดจนคิดว่าต้องเสียเงินซื้อ CA ก่อนถึงจะเริ่มได้
เอกสารทุกอย่างควรตรงชื่อ ตรงเลขผู้เสียภาษีตั้งแต่ต้น เพราะถ้าข้อมูลไม่ตรงกับที่จดทะเบียนไว้ สรรพากรจะขอแก้ไขแล้วทำให้กระบวนการช้าไปอีกรอบ
ขั้นตอนสมัคร e-Tax Invoice by Email ทำยังไง
ขั้นตอนสมัครทำผ่านระบบของกรมสรรพากรโดยตรง เริ่มจากยื่นคำขอ แบบ ก.อ.01 ยืนยันตัวตนผู้ประกอบการ แจ้งอีเมลที่จะใช้ แล้วรอการอนุมัติก่อนเริ่มออกเอกสารจริง
ลำดับคร่าวๆ ที่ SME ส่วนใหญ่ต้องผ่าน:
ยื่นคำขอ ก.อ.01 กับกรมสรรพากร — ยืนยันตัวตนด้วยเอกสารนิติบุคคล/บุคคลธรรมดาตามที่ระบุด้านบน ผ่านช่องทางออนไลน์ที่กรมสรรพากรกำหนด แจ้งและยืนยันอีเมลที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี — อีเมลนี้จะถูกผูกกับระบบ ทุกฉบับที่ส่งออกต้อง CC ไปที่ csemail@etax.teda.th รอการตอบรับ — เมื่อได้รับอนุมัติและยืนยันอีเมลเรียบร้อย จะเริ่มออกใบกำกับภาษีแบบอีเมลได้ เตรียมไฟล์ให้ถูกสเปก — ใบกำกับภาษี 1 ฉบับ = 1 ไฟล์ PDF/A-3 ขนาดไม่เกิน 3 MB และต้องไม่ตั้งรหัสผ่าน/เข้ารหัสไฟล์ ไม่งั้นระบบประทับเวลาให้ไม่ได้ ทดสอบส่งจริง — ลองส่งฉบับแรกไปหาลูกค้าที่ยินยอมทดสอบ เช็กว่าอีเมลตอบกลับจากระบบมีการประทับเวลาถูกต้องหรือไม่ ก่อนใช้กับลูกค้าทั้งหมด
ข้อมูลรายละเอียดขั้นตอน แบบฟอร์ม และช่องทางสมัครล่าสุด ควรตรวจสอบจากเว็บไซต์กรมสรรพากรและระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp อีกครั้งก่อนเริ่ม เพราะระบบมีการปรับปรุงหน้าเว็บและขั้นตอนย่อยเป็นระยะ
โปรแกรมออกเอกสารต้องมีคุณสมบัติอะไร ถึงส่งอีเมล e-Tax Invoice ได้ถูกต้อง
โปรแกรมที่ใช้ต้องสร้างไฟล์เป็น PDF/A-3 ได้ (ไม่ใช่ PDF ธรรมดา) และข้อมูลบนใบกำกับภาษีต้องครบตามมาตรา 86/4 ถ้าขาดสองอย่างนี้ ไฟล์จะไม่ผ่านมาตรฐานที่สรรพากรกำหนด
รายละเอียดที่ควรเช็กก่อนเลือกโปรแกรมออกใบกำกับภาษี:
รูปแบบไฟล์ PDF/A-3 — เป็นรูปแบบ PDF ที่ออกแบบมาให้เก็บรักษาระยะยาวและแนบไฟล์ข้อมูล (เช่น XML) ไว้ในไฟล์เดียวกันได้ ระบบกำหนดให้ใช้รูปแบบนี้เท่านั้น ขนาดและการเข้ารหัส — 1 ฉบับ 1 ไฟล์ ไม่เกิน 3 MB และห้ามใส่รหัสผ่านไฟล์ ข้อมูลบนใบกำกับภาษีครบตามมาตรา 86/4 — เลขผู้เสียภาษี 13 หลัก ที่อยู่ วันที่ เลขที่เอกสาร รายการสินค้า/บริการ มูลค่า และภาษีมูลค่าเพิ่มแยกชัดเจน ขาดข้อมูลไหนไปใบกำกับภาษีจะไม่สมบูรณ์ตามกฎหมาย เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติไม่ซ้ำ ไม่ข้าม — เพราะสรรพากรตรวจสอบย้อนหลังจากเลขที่เอกสารเป็นหลัก ถ้าเลขกระโดดหรือซ้ำจะโดนตั้งคำถามตอนตรวจสอบ
ถ้าคุณใช้ Word หรือ Excel ออกใบกำกับภาษีอยู่ตอนนี้ ข้อจำกัดใหญ่คือคุมเลขที่เอกสารและฟอร์แมตให้นิ่งได้ยาก และไม่ได้ออกไฟล์ PDF/A-3 ให้ตรงสเปกโดยตรง ถ้ากำลังคิดจะย้ายระบบ ลองอ่านวิธีเปลี่ยนจาก Word/Excel มาเป็นเอกสารออนไลน์แบบไม่เสียเวลาทำใหม่ทั้งหมด ประกอบไปด้วยได้
ทำไม SME เล็กควรเริ่มจากระบบนี้ก่อน
ความต่างหลักคือต้นทุนและความซับซ้อนในการเชื่อมระบบ e-Tax Invoice by Email/Time Stamp ไม่ต้องเชื่อม API กับสรรพากรโดยตรง ไม่ต้องซื้อใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ใช้แค่อีเมลเป็นช่องทางส่ง จึงเริ่มได้เร็วและต้นทุนต่ำกว่าระบบเต็มรูปมาก
สำหรับ SME ที่รายได้ยังไม่เกิน 30 ล้าน การเริ่มจากระบบนี้มีข้อดีสามอย่าง คือเริ่มได้ทันทีโดยไม่ต้องรอเข้าเกณฑ์บังคับ ไม่ต้องจ้างทีมไอทีเชื่อมระบบ และเมื่อธุรกิจโตจนต้องเข้าเกณฑ์เต็มรูป คุณก็คุ้นเคยกับการทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว ไม่ต้องเริ่มนับหนึ่งใหม่
ส่วนเรื่องการออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตามมาตรา 86/4 ตั้งแต่ต้น ไม่ว่าจะส่งแบบอีเมลหรือแบบกระดาษ พื้นฐานที่ต้องมีเหมือนกันคือฟอร์แมตครบ เลขที่เอกสารรันไม่ชนกัน ตรงนี้ LL-Docs ช่วยได้ในฝั่งการออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และเอกสารบัญชีอื่นๆ ให้ตรงมาตรฐานสรรพากรตั้งแต่ต้นทาง (แพ็กเกจ Pro รองรับการออกไฟล์ PDF/A-3 สำหรับ e-Tax Invoice by Email สำหรับผู้ประกอบการที่ลงทะเบียนกับสรรพากรแล้ว ส่วนระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt แบบ service provider ยังไม่รองรับ) ถ้าอยากรู้ว่าใบกำกับภาษีเต็มรูปกับอย่างย่อต่างกันตรงไหน ธุรกิจแบบคุณต้องออกใบไหน อ่านเพิ่มได้ที่นี่