หัก ณ ที่จ่าย ฟรีแลนซ์ ต้องทำยังไง? เช็กก่อนจ่ายเงิน ไม่ให้พลาดกับสรรพากร

ถ้าคุณเป็นนิติบุคคล (บริษัท ห้างหุ้นส่วนจำกัด) ที่จ่ายค่าจ้างให้ฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาที่เป็นบุคคลธรรมดา ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายทุกครั้ง ไม่มีขั้นต่ำว่าต้องจ่ายเกินเท่าไหร่ถึงจะหัก แม้จ้างแค่ 2,000 บาทก็ต้องหัก

เคสที่เจอบ่อยในธุรกิจ SME เช่น จ้างฟรีแลนซ์เขียนบทความ จ้างช่างภาพถ่ายพรีเซนต์สินค้า จ้างโปรแกรมเมอร์ทำเว็บ จ้างผู้รับเหมาซ่อมแซมออฟฟิศ ทั้งหมดนี้เข้าข่ายต้องหัก ณ ที่จ่าย เพราะถือเป็นเงินได้จากการรับจ้างทำของหรือบริการของบุคคลธรรมดา

ข้อยกเว้นที่มักเข้าใจผิดคือ ถ้าฟรีแลนซ์คนนั้นจดทะเบียนเป็นบริษัท (มีใบกำกับภาษีในนามนิติบุคคล) การหัก ณ ที่จ่ายก็ยังต้องทำเหมือนเดิม เพียงแต่ผู้รับเงินเปลี่ยนสถานะจากบุคคลธรรมดาเป็นนิติบุคคล และแบบที่ใช้นำส่งจะเปลี่ยนจาก ภ.ง.ด.3 เป็น ภ.ง.ด.53 เท่านั้นเอง

งานฟรีแลนซ์และผู้รับเหมาส่วนใหญ่ที่จ่ายให้บุคคลธรรมดา หักในอัตรา 3% ของยอดเงินที่จ่าย ไม่ว่าจะเป็นค่าจ้างทำของ ค่าบริการ หรือค่ารับเหมา

ลองดูตัวเลขจริง จ้างฟรีแลนซ์ทำเว็บไซต์ 50,000 บาท คุณหักภาษี 3% คือ 1,500 บาท เหลือโอนให้ฟรีแลนซ์จริง 48,500 บาท ส่วน 1,500 บาทที่หักไว้ คุณมีหน้าที่นำส่งกรมสรรพากรแทนฟรีแลนซ์คนนั้น ไม่ใช่เงินที่บริษัทได้เก็บไว้เอง

ถ้างานเป็นกลุ่มวิชาชีพเฉพาะทาง เช่น สถาปนิก วิศวกร หรือทนายความ อัตราหักอาจคำนวณต่างจากงานทั่วไปเล็กน้อยตามประเภทเงินได้ที่กฎหมายกำหนด กรณีนี้แนะนำให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีของคุณก่อนหักจริง เพื่อความชัวร์ 100%

ถ้าคุณจ้างฟรีแลนซ์ในนามส่วนตัว ไม่ได้มีบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน โดยทั่วไปไม่มีหน้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะกฎหมายกำหนดหน้าที่นี้ไว้กับผู้จ่ายที่เป็นนิติบุคคลเป็นหลัก

แต่ถ้าธุรกิจของคุณกำลังจะจดทะเบียนเป็นบริษัทเร็วๆ นี้ หรือมีการจ้างงานฟรีแลนซ์บ่อยจนกลายเป็นต้นทุนหลักของธุรกิจ วางระบบเอกสารให้ถูกตั้งแต่วันนี้จะช่วยได้มาก เพราะพอจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลปุ๊บ หน้าที่หัก ณ ที่จ่ายจะเริ่มทันที ไม่มีช่วงผ่อนผัน

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือที่เรียกกันติดปากว่า "50 ทวิ" คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงินต้องออกให้ผู้รับเงินทุกครั้งที่มีการหักภาษี เพื่อให้ฟรีแลนซ์นำไปใช้เครดิตภาษีตอนยื่นภาษีเงินได้ประจำปีของตัวเอง

เอกสารนี้ไม่ใช่แค่ใบแนบ แต่เป็นหลักฐานทางกฎหมายที่ต้องมีข้อมูลครบตามแบบที่สรรพากรกำหนด ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของทั้งบริษัทผู้จ่ายและฟรีแลนซ์ผู้รับเงิน, วันที่จ่ายเงิน, ประเภทเงินได้, จำนวนเงินที่จ่ายจริง, จำนวนภาษีที่หักไว้ และลายมือชื่อผู้จ่าย

ถ้าฟอร์แมตไม่ตรงแบบ เช่น ช่องเลขผู้เสียภาษีไม่ครบ 13 หลัก หรือขาดข้อมูลบังคับข้อใดข้อหนึ่ง ฟรีแลนซ์อาจเอาไปยื่นภาษีไม่ได้ และคุณอาจต้องออกเอกสารใหม่ให้ นี่คือจุดที่ธุรกิจส่วนใหญ่พลาด เพราะพยายามทำเองใน Word แล้วก็อปแบบมาปรับ สุดท้ายตกหล่นบางช่องโดยไม่รู้ตัว

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่หักจากฟรีแลนซ์บุคคลธรรมดา ต้องนำส่งกรมสรรพากรด้วยแบบ ภ.ง.ด.3 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป นับจากเดือนที่จ่ายเงิน หรือขยายเป็นวันที่ 15 ถ้ายื่นผ่านระบบออนไลน์ของกรมสรรพากร

ตัวอย่างเช่น จ่ายค่าจ้างฟรีแลนซ์วันที่ 20 กรกฎาคม ต้องยื่น ภ.ง.ด.3 และนำส่งภาษีที่หักไว้ภายในวันที่ 7 สิงหาคม (หรือ 15 สิงหาคมถ้ายื่นออนไลน์) ถ้าจ่ายให้ฟรีแลนซ์ที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ให้ใช้แบบ ภ.ง.ด.53 แทน แต่กำหนดเวลาเหมือนกัน

พลาดกำหนดนี้มีค่าปรับและเงินเพิ่มตามกฎหมาย ดังนั้นถ้าบริษัทคุณจ้างฟรีแลนซ์หลายคนต่อเดือน ควรมีระบบบันทึกว่าหักใครไปเท่าไหร่ ไม่งั้นจะมานั่งไล่ยอดตอนใกล้กำหนดยื่นทีหลัง

คุณไม่จำเป็นต้องรู้ทุกมาตราภาษีเพื่อออกเอกสารให้ถูก แค่กรอกข้อมูลการจ่ายเงินให้ครบ ระบบของ LL-Docs จะจัดฟอร์แมตให้ตรงแบบ 50 ทวิ ของสรรพากรเอง

ขั้นตอนคร่าวๆ มี 4 ขั้น: หนึ่ง เข้าระบบ LL-Docs แล้วเลือกบริษัทที่จะออกเอกสาร (ถ้าคุณมีหลายนิติบุคคล เลือกให้ตรงตัวได้เลยไม่ต้องสลับระบบ) สอง เลือกประเภทเอกสาร "หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย" แล้วกรอกชื่อฟรีแลนซ์ เลขผู้เสียภาษี 13 หลัก จำนวนเงินที่จ่าย และประเภทเงินได้ สาม ระบบคำนวณอัตราภาษีและยอดหักให้อัตโนมัติ พร้อมรันเลขที่เอกสารต่อเนื่องไม่ให้ซ้ำหรือข้าม สี่ กด Preview ตรวจความถูกต้อง แล้วกด Confirm เพื่อออกเป็น PDF ฟอนต์ Sarabun คมชัด พร้อมส่งให้ฟรีแลนซ์ทันที

ข้อดีของการทำผ่านระบบคือ ทุกใบที่ออกจะมีเลขที่เอกสารรันอัตโนมัติ เก็บประวัติไว้ค้นย้อนหลังได้ทุกใบ พอถึงเวลาสรุปยอดยื่น ภ.ง.ด.3 ประจำเดือน คุณก็ดึงยอดรวมจากระบบมาเช็กได้เลย ไม่ต้องไล่เปิดไฟล์ Excel ทีละใบเหมือนที่ผ่านมา

นอกจากหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายแล้ว งานจ้างฟรีแลนซ์มักมาคู่กับเอกสารอื่นในชุดเดียวกัน เช่น ใบเสร็จรับเงินที่ฟรีแลนซ์ออกให้คุณตอนรับเงิน ซึ่งมีรายละเอียดที่ต้องระวังไม่ให้สับสนกับใบกำกับภาษี อ่านเพิ่มได้ที่ ใบเสร็จรับเงิน ต่างจากใบกำกับภาษีและใบแจ้งหนี้อย่างไร และถ้าฟรีแลนซ์คนนั้นจดทะเบียน VAT ด้วย คุณอาจต้องเช็ก ใบกำกับภาษีให้ครบตามมาตรา 86/4 ก่อนบันทึกภาษีซื้อด้วย