e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร ทำไมสรรพากรถึงผลักดันเรื่องนี้
พูดง่ายๆ คือกรมสรรพากรอยากได้ข้อมูลใบกำกับภาษีและใบเสร็จของธุรกิจแบบดิจิทัล เพื่อตรวจสอบและประมวลผลได้เร็วขึ้น ลดปัญหาเอกสารปลอม เอกสารไม่ตรงกัน และช่องโหว่ที่เกิดจากการทำมือ
เหตุผลที่สรรพากรผลักดันเรื่องนี้จริงจังมาตลอด มีอยู่ไม่กี่ข้อ: ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสารกระดาษของทั้งภาครัฐและเอกชน ตรวจสอบภาษีซื้อ-ภาษีขายได้แม่นยำขึ้น และปิดช่องว่างที่ธุรกิจออกเอกสารผิดฟอร์แมตจนภาษีซื้อใช้ไม่ได้
ทิศทางนี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่สิ่งที่เปลี่ยนคือขอบเขตผู้ประกอบการที่ถูกดึงเข้าระบบกว้างขึ้นเรื่อยๆ จากที่เคยเป็นเรื่องของธุรกิจรายใหญ่ ตอนนี้ SME และผู้ประกอบการรายย่อยก็เริ่มอยู่ในสายตาเดียวกัน
เทรนด์นี้กระทบธุรกิจที่ยังออกเอกสารด้วยมืออย่างไร
ผลกระทบตรงที่สุดคือ ธุรกิจที่ยังทำเอกสารบริษัทแทน Excel ผิดพลาดบ่อย จะยิ่งเสี่ยงมากขึ้นเมื่อมาตรฐานเข้มขึ้น
ลองนึกภาพเจ้าของธุรกิจที่พิมพ์ใบกำกับภาษีเองใน Word ทุกเดือน ปัญหาที่เจอบ่อยคือเลขที่เอกสารรันซ้ำหรือข้ามเลข เลขผู้เสียภาษี 13 หลักพิมพ์ผิดหลัก ยอดเงินเป็นตัวอักษรเขียนไม่ตรงกับตัวเลข หรือรายการที่ต้องมีตามกฎหมายขาดไปบางข้อ
ปัญหาเหล่านี้ในโลกกระดาษอาจแค่ทำให้ลูกค้าทวงถาม แต่พอสรรพากรเริ่มตรวจสอบข้อมูลแบบดิจิทัลมากขึ้น ความไม่สอดคล้องของฟอร์แมตจะยิ่งถูกจับได้ง่ายขึ้น และกลายเป็นความเสี่ยงที่ภาษีซื้อของคู่ค้าใช้ไม่ได้ หรือเอกสารถูกตีกลับ
อีกจุดที่ SME มักมองข้ามคือธุรกิจที่มีหลายนิติบุคคล เจ้าของกิจการหลายคนเปิดบริษัทลูกหรือแบรนด์ย่อยเพิ่ม แล้วต้องคอยสลับไฟล์ Word คนละชุดสำหรับแต่ละบริษัท ยิ่งบริษัทเยอะ ยิ่งเสี่ยงพลาดฟอร์แมตไม่ตรงกัน
SME ต้องเตรียมอะไรก่อนเข้าสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูป
สิ่งแรกที่ต้องเตรียมคือทำให้เอกสารที่ออกอยู่ทุกวันนี้ถูกฟอร์แมตตามมาตรฐานสรรพากรให้ครบก่อน ไม่ใช่รอวันที่ระบบอิเล็กทรอนิกส์บังคับใช้แล้วค่อยแก้
เช็กลิสต์ที่ควรทำตอนนี้:
ใบกำกับภาษี ต้องมีรายการครบตามมาตรา 86/4 เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ที่อยู่สถานประกอบการ เลขที่เอกสารที่รันไม่ซ้ำ และยอดเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษรที่ตรงกัน ใบเสร็จรับเงิน ต้องแยกให้ชัดว่าต่างจากใบกำกับภาษีและใบแจ้งหนี้อย่างไร เพราะสรรพากรมองเป็นเอกสารคนละประเภท ใช้ผิดใบอาจมีปัญหาตอนตรวจ เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่ความสวยงาม แต่ป้องกันเลขซ้ำหรือขาดหาย ซึ่งเป็นจุดที่สรรพากรตรวจง่ายที่สุด หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ ถ้าธุรกิจจ่ายค่าจ้างฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมา ต้องออกให้ครบทุกครั้งที่มีการหัก ไม่ใช่ทำเฉพาะตอนสิ้นปี ระบบจัดเก็บที่ค้นย้อนหลังได้ เอกสารกระดาษหายหรือค้นไม่เจอ คือความเสี่ยงที่ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ไม่ควรมีอีกต่อไป
ถ้าเช็กแล้วพบว่าเอกสารที่ออกอยู่ทุกวันนี้ยังไม่ผ่านข้อไหน นั่นคือจุดที่ต้องแก้ก่อนเป็นอันดับแรก เพราะการปรับฟอร์แมตให้ถูกต้องวันนี้ ง่ายกว่าต้องมาแก้ทีเดียวตอนถูกบังคับใช้เต็มรูป
ทำไมระบบออกเอกสารออนไลน์ที่ตามมาตรฐานสรรพากรอยู่แล้ว ช่วยให้ปรับตัวง่ายกว่า
เพราะงานที่หนักที่สุดของการปรับตัวคือการทำฟอร์แมตเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน และนี่คืองานที่ระบบอย่าง LL-Docs ทำให้ตั้งแต่วันแรกที่คุณใช้งาน ไม่ต้องรอให้สรรพากรประกาศบังคับแล้วค่อยตามแก้
LL-Docs เป็นโปรแกรมออกเอกสารบริษัท ออนไลน์ ที่ออกเอกสารได้ครบทุกใบที่ SME ต้องใช้ ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ไปจนถึงสลิปเงินเดือน โดยฟอร์แมตทุกใบตรงตามมาตรฐานสรรพากรอยู่แล้ว เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติไม่ซ้ำ ตัวเลขและตัวอักษรของยอดเงินคำนวณให้ตรงกันทุกครั้ง ไม่ต้องพิมพ์เองแล้วมานั่งเช็กทีหลัง
จุดที่ตอบโจทย์ SME ที่มีหลายบริษัทโดยเฉพาะคือ LL-Docs เป็นโปรแกรมออกเอกสารหลายบริษัทในที่เดียว จัดการได้หลายนิติบุคคลในระบบเดียว ไม่ต้องสลับไฟล์หรือสลับโปรแกรมตามจำนวนบริษัทที่เปิดเพิ่ม
และเพราะคุณไม่ใช่นักบัญชี ระบบจึงออกแบบให้กรอกข้อมูลแล้วได้ PDF ที่พร้อมส่งลูกค้าทันที ไม่ต้องรู้ว่ามาตรา 86/4 บังคับให้มีรายการอะไรบ้าง เพราะแบบฟอร์มจัดการให้ครบอยู่แล้ว การมีฐานเอกสารที่ถูกต้องตั้งแต่ต้นแบบนี้ คือรากฐานสำคัญที่ทำให้ธุรกิจพร้อมเปลี่ยนผ่านไปสู่มาตรฐานอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปได้ง่ายกว่าธุรกิจที่ยังนั่งพิมพ์เอกสารมือทุกใบ
ถ้ายังไม่แน่ใจว่าเอกสารที่ออกอยู่ตอนนี้ครบตามที่ควรมีหรือไม่ ลองเทียบกับตัวอย่างใบเสนอราคามาตรฐาน ที่มีรายการครบและแปลงต่อเป็นใบแจ้งหนี้-ใบเสร็จได้เลยในระบบเดียว