โปรแกรมออกเอกสารหลายบริษัทในที่เดียว ข้อมูลบัญชี-เงินเดือนปลอดภัยแค่ไหน

ข้อมูลทั้งหมดในระบบ LL-Docs ถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ LogicLayer Thailand ดูแลเอง ไม่ได้ส่งออกไปฝากไว้กับผู้ให้บริการต่างประเทศเจ้าใดเจ้าหนึ่งเหมือนที่หลายระบบทำ

พูดง่ายๆ คือข้อมูลใบกำกับภาษี ใบเสร็จ สลิปเงินเดือน หรือรายชื่อลูกค้าที่คุณกรอกเข้าไป จะไม่ถูกส่งข้ามไปเก็บที่เซิร์ฟเวอร์ของบริษัทเทคโนโลยีเจ้าไหนในต่างประเทศ LogicLayer Thailand เป็นเจ้าของและดูแลระบบเก็บข้อมูลเองทั้งหมด ทีมที่ดูแลอยู่ในไทย พูดภาษาเดียวกับคุณ ถ้ามีคำถามเรื่องความปลอดภัยข้อมูล ก็ติดต่อได้ตรงๆ ไม่ต้องผ่านชั้นตัวแทนหลายทอด

เรื่องนี้สำคัญโดยเฉพาะกับธุรกิจที่ทำเอกสารด้านใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 ซึ่งมีเลขผู้เสียภาษี 13 หลักของทั้งคุณและลูกค้าอยู่ในเอกสารทุกใบ ยิ่งข้อมูลอยู่ใกล้ ยิ่งตรวจสอบและควบคุมได้ง่ายกว่า

ไม่ปนกัน แต่ละบริษัทหรือแต่ละนิติบุคคลที่คุณเพิ่มเข้าไปใน LL-Docs จะถูกแยกเป็นคนละพื้นที่ข้อมูลโดยสมบูรณ์ แม้ล็อกอินด้วยบัญชีเดียวกัน

นี่คือจุดที่เจ้าของธุรกิจที่มีหลายบริษัทในเครือมักถามบ่อยที่สุด เพราะการเปิดหลายนิติบุคคลเป็นเรื่องปกติของ SME ไทย บางคนมีบริษัทหลักบวกกับบริษัทลูกอีก 2-3 แห่ง ถ้าใช้ Excel ก็ต้องแยกไฟล์ แยกโฟลเดอร์เอาเอง เสี่ยงหยิบผิดไฟล์ ส่งใบกำกับภาษีบริษัท A ไปในนามบริษัท B

LL-Docs ออกแบบมาให้สลับไปมาระหว่างบริษัทได้จากเมนูเดียว แต่ระบบข้างหลังจะกันไม่ให้ข้อมูลของบริษัทหนึ่งไปโผล่ในหน้าจอของอีกบริษัทหนึ่ง ยอดขาย รายชื่อลูกค้า เลขที่เอกสารที่รันอัตโนมัติ ไปจนถึงสลิปเงินเดือนพนักงาน ล้วนผูกอยู่กับบริษัทนั้นๆ เท่านั้น ต่อให้พนักงานบัญชีของคุณดูแลทั้ง 3 บริษัท เขาก็ยังต้องเลือกเข้าไปทีละบริษัทตามสิทธิ์ที่คุณกำหนด ไม่ใช่เห็นข้อมูลทั้งหมดปนกันในหน้าเดียว

ข้อมูลเงินเดือนที่คุณกรอกเข้าไปเพื่อออกสลิปเงินเดือน จะผูกอยู่กับบริษัทที่สร้างเอกสารนั้นเท่านั้น คนที่เห็นได้คือผู้ใช้งานที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึงบริษัทนั้นโดยตรง ไม่มีทางที่ทีมของบริษัทอื่นในเครือจะเปิดดูตัวเลขเงินเดือนของอีกบริษัทได้

เงินเดือนเป็นข้อมูลที่อ่อนไหวกว่าเอกสารประเภทอื่น เพราะเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนด้วย ไม่ใช่แค่ความลับทางธุรกิจ เจ้าของกิจการหลายคนกังวลว่าถ้าใช้ระบบเดียวกันทำทั้งเอกสารขายและสลิปเงินเดือน จะมีคนในทีมบัญชีเห็นตัวเลขเงินเดือนที่ไม่ควรเห็น เรื่องนี้จัดการด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเป็นรายบริษัทตั้งแต่ต้น ถ้าคุณอยากรู้ว่าสลิปที่ออกต้องมีข้อมูลอะไรบ้างถึงจะถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด อ่านเพิ่มได้ที่สลิปเงินเดือนออนไลน์ ต้องมีข้อมูลอะไรบ้างถึงจะถูกต้อง

เพราะเอกสารที่ออกจากระบบเหล่านี้ผูกกับตัวตนทางกฎหมายของธุรกิจคุณโดยตรง เลขผู้เสียภาษี ยอดขาย และเงินเดือนพนักงาน ไม่ใช่ข้อมูลทั่วไปที่รั่วแล้วแก้ไขทีหลังได้ง่ายๆ

เวลาเทียบว่าโปรแกรมไหนดีสำหรับธุรกิจที่มีหลายนิติบุคคล อย่ามองแค่ว่าออกเอกสารได้กี่แบบหรือหน้าตาสวยแค่ไหน ให้ถามตรงๆ กับผู้ให้บริการทุกเจ้าว่า ข้อมูลเก็บไว้ที่ไหน ใครเป็นเจ้าของเซิร์ฟเวอร์ และถ้ามีหลายบริษัทในบัญชีเดียว ระบบแยกสิทธิ์การมองเห็นข้อมูลกันอย่างไร คำตอบพวกนี้บอกได้ตรงกว่ารีวิวหรือฟีเจอร์ที่โฆษณาไว้เยอะ

สำหรับ SME ที่เพิ่งเริ่มออกเอกสารเองครั้งแรก แนะนำให้เริ่มจากทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณต้องใช้เอกสารกี่ประเภท เพราะบางทีปัญหาไม่ได้อยู่ที่ความปลอดภัยอย่างเดียว แต่อยู่ที่ใช้ผิดใบตั้งแต่แรก อ่านสรุปได้ใน5 เอกสารธุรกิจที่ SME ต้องออก ใช้ผิดใบเสี่ยงอะไรบ้าง