เอกสารธุรกิจที่ SME ต้องออกมีอะไรบ้าง
เอกสารธุรกิจหลักที่ SME ต้องออกมี 5 ใบ เรียงตามลำดับที่เกิดขึ้นจริงในการทำธุรกิจ คือ ใบเสนอราคา (ก่อนตกลงขาย) ใบกำกับภาษี (ขายแล้วต้องออกตามกฎหมาย) ใบเสร็จรับเงิน (รับเงินแล้ว) หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (จ่ายฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้าง) และสลิปเงินเดือน (จ่ายพนักงานประจำ)
ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่เจอไม่ใช่ไม่รู้จักเอกสารพวกนี้ แต่คือใช้ปนกันโดยไม่รู้ตัว โดยเฉพาะถ้าคุณยังทำเอกสารเองใน Word หรือ Excel แล้วก็อปแบบเก่ามาแก้ตัวเลข ความสับสนระหว่างใบก็เกิดง่ายขึ้นเรื่อยๆ
ใบเสนอราคา คืออะไร ใช้ตอนไหน
ใบเสนอราคาคือเอกสารที่คุณส่งให้ลูกค้าดูราคาก่อนตกลงซื้อขาย ยังไม่ใช่ใบเรียกเก็บเงินและไม่มีผลทางบัญชีใดๆ ทั้งสิ้น
หน้าที่ของมันคือช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจ เทียบราคากับเจ้าอื่น หรือขออนุมัติงบก่อนสั่งซื้อ ตัวอย่างใบเสนอราคาที่ดีควรมีรายการสินค้า/บริการ ราคาต่อหน่วย เงื่อนไขการชำระเงิน และวันหมดอายุของราคาชัดเจน เพราะราคาที่เสนอวันนี้อาจไม่เท่าเดือนหน้า
ความเสี่ยงถ้าใช้ผิดคือ ลูกค้าบางรายเข้าใจว่าใบเสนอราคาคือบิลที่ต้องจ่ายทันที หรือฝั่งธุรกิจเองรีบออกใบกำกับภาษีทั้งที่ดีลยังไม่ปิด กลายเป็นต้องยกเลิกเอกสารทีหลังซึ่งยุ่งกว่าเดิม
ใบกำกับภาษี ต่างจากใบเสนอราคายังไง แล้วใช้ผิดเสี่ยงอะไร
ใบกำกับภาษีคือเอกสารที่กฎหมายบังคับให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องออกทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือให้บริการ ต่างจากใบเสนอราคาตรงที่มันเกิดขึ้นหลังปิดการขายแล้วเท่านั้น และต้องมีข้อมูลครบตามมาตรา 86/4
ถ้าข้อมูลในใบกำกับภาษีไม่ครบ เช่น ขาดเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ ขาดเลขที่เอกสารที่รันต่อเนื่อง หรือคำนวณ VAT ผิด สรรพากรมีสิทธิปฏิเสธไม่ให้ใช้เป็นหลักฐานเครดิตภาษีซื้อ ลูกค้าของคุณก็เอาไปเคลมภาษีไม่ได้ทันที เรื่องนี้เป็นจุดที่ SME พลาดบ่อยเพราะรายละเอียดในมาตรา 86/4 มีหลายข้อ ถ้าอยากรู้ครบว่าต้องมีอะไรบ้างและจุดที่มักทำผิด อ่านเพิ่มได้ในโปรแกรมออกใบกำกับภาษี ออนไลน์: 13 รายการที่ต้องมีตาม ม.86/4
ใบเสร็จรับเงิน ใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม
ใช้แทนกันไม่ได้ ใบเสร็จรับเงินออกตอนรับเงินแล้ว เพื่อยืนยันว่าลูกค้าจ่ายเงินให้คุณครบถ้วน ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารทางภาษีที่ลูกค้าใช้เคลม VAT ซื้อ
ถ้าคุณออกใบเสร็จแทนใบกำกับภาษีให้ลูกค้าที่เป็นนิติบุคคล เขาจะเอาไปหักภาษีซื้อไม่ได้เลย และอาจต้องกลับมาขอเอกสารใหม่จากคุณ ซึ่งเสียเวลาทั้งสองฝ่าย บางธุรกิจยังสับสนกับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้เพิ่มเข้าไปอีก ถ้าอยากเห็นตารางเทียบทั้งสามใบแบบละเอียดว่าใช้ต่างกันยังไงในแต่ละสถานการณ์ อ่านต่อได้ในออกใบเสร็จรับเงินออนไลน์: ต่างจากใบกำกับภาษีและใบแจ้งหนี้อย่างไร
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ต้องออกตอนไหน
ต้องออกทุกครั้งที่จ่ายเงินได้ให้ฟรีแลนซ์ ผู้รับจ้าง หรือซัพพลายเออร์ที่เข้าเงื่อนไขต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เช่น จ้างทำของ จ้างบริการ ค่าเช่า ทันทีที่จ่ายเงิน ไม่ใช่รอสิ้นปีค่อยทำ
เอกสารนี้ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของทั้งสองฝ่าย ระบุประเภทเงินได้ตามข้อ 1-6 ให้ตรง และอ้างอิงแบบ ภ.ง.ด. ที่เกี่ยวข้องให้ถูก ถ้าคุณเป็นฝ่ายจ่ายเงินแต่ไม่ออกหนังสือรับรองนี้ให้ ถือว่าคุณไม่ทำหน้าที่ผู้จ่ายเงินตามกฎหมาย ส่วนฟรีแลนซ์ที่ไม่ได้รับเอกสารนี้ก็จะยื่นภาษีปลายปีของตัวเองลำบาก เพราะไม่มีหลักฐานยืนยันว่าถูกหักภาษีไปแล้วเท่าไหร่
สลิปเงินเดือน ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
สลิปเงินเดือนต้องมีเงินเดือนพื้นฐาน เงินหักประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และยอดสุทธิที่พนักงานได้รับจริง ครบตามที่ต้องใช้ยื่นภาษีปลายปี
ถ้าข้อมูลในสลิปไม่ครบ เช่น ยอดสะสมประกันสังคมหรือภาษีสะสม (YTD) ผิดพลาด พนักงานจะยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของตัวเองได้ยาก เพราะตัวเลขในสลิปกับที่นายจ้างนำส่งจริงไม่ตรงกัน ยิ่งธุรกิจที่มีพนักงานหลายคนและต้องออกสลิปทุกเดือน การคำนวณด้วยมือยิ่งเสี่ยงพลาดสูง
ทำไมธุรกิจที่มีหลายนิติบุคคลต้องระวังเรื่องนี้เป็นพิเศษ
ธุรกิจที่มีหลายบริษัทในเครือมีความเสี่ยงสูงกว่าปกติ เพราะต้องออกเอกสารทั้ง 5 ใบซ้ำในแต่ละนิติบุคคล และเลขที่เอกสารต้องรันแยกกันตามแต่ละบริษัทให้ถูกต้อง
ถ้าคุณยังทำเอกสารบัญชีหลายนิติบุคคลด้วย Excel เลขที่เอกสารมักรันซ้ำหรือข้ามโดยไม่รู้ตัว ฟอร์แมตก็อาจไม่ตรงมาตรฐานสรรพากรเพราะแก้ไฟล์เก่าซ้ำไปซ้ำมา นี่คือเหตุผลที่หลายธุรกิจเริ่มมองหาโปรแกรมออกเอกสารบริษัทที่รองรับหลายนิติบุคคลในที่เดียว แทนที่จะต้องสลับไฟล์ไปมาทุกครั้งที่เปลี่ยนบริษัท
LL-Docs ออกแบบมาให้ตอบโจทย์นี้โดยเฉพาะ คุณออกเอกสารทั้ง 5 ใบนี้ (และอีกหลายชนิด) เป็น PDF ที่ถูกต้องตามมาตรฐานสรรพากร เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติแยกตามแต่ละบริษัท โดยไม่ต้องเก่งบัญชีหรือจำเงื่อนไขมาตรา 86/4 กับ 50 ทวิ ให้ครบทุกครั้งเอง