ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และใบแจ้งหนี้ — ต่างกันตรงไหนกันแน่?
สามเอกสารนี้อยู่ในกระบวนการขายเดียวกัน แต่ทำหน้าที่คนละจุด
ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ออกก่อนที่ลูกค้าจะจ่ายเงิน ทำหน้าที่แจ้งว่า "คุณมียอดค้างชำระเท่าไหร่ ชำระภายในวันไหน" ยังไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว ถ้าต้องการทำใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ก็ทำได้ทันทีหลังตกลงราคากับลูกค้าเสร็จ
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ออกหลังรับชำระแล้ว ทำหน้าที่เป็นหลักฐานว่า "ได้รับเงินเรียบร้อย" ใครก็ออกได้ ทั้งที่จด VAT และไม่จด — ร้านค้า ฟรีแลนซ์ ผู้รับเหมา ล้วนออกใบนี้ได้ทั้งนั้น
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เท่านั้น และต้องมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด ถ้าข้อมูลขาดแม้แต่หนึ่งรายการ ใบนั้นถือว่าไม่สมบูรณ์ทางกฎหมาย ผู้ซื้อนำไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
ใบกำกับภาษีมาตรา 86/4 ต้องมีอะไรบ้าง?
สำหรับผู้ประกอบการ VAT กฎหมายกำหนดให้ใบกำกับภาษีต้องระบุรายการครบดังนี้:
คำว่า "ใบกำกับภาษี" ที่เห็นชัดเจน ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ของผู้ออกเอกสาร ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี (และเล่มที่ ถ้ามี) ชื่อ ชนิด ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม แสดงแยกจากมูลค่าสินค้า วันที่ออกเอกสาร
ข้อไหนขาด ใบกำกับภาษีนั้นไม่สมบูรณ์ตามกฎหมาย และลูกค้าไม่สามารถนำไปใช้เป็นภาษีซื้อได้
สถานการณ์ไหนควรออกเอกสารแบบไหน?
ลำดับการออกเอกสารที่พบบ่อยในธุรกิจจริงเป็นแบบนี้:
ก่อนตกลงซื้อขาย → ออกใบเสนอราคา หลังตกลงราคา / ก่อนส่งของหรือทำงาน → ออกใบแจ้งหนี้ หลังส่งของหรือทำงานเสร็จ และลูกค้าจ่ายเงินแล้ว → ออกใบเสร็จรับเงิน ถ้าจด VAT → ออก "ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน" รวมฉบับเดียวได้เลย
ข้อที่ 4 นี้หลายคนไม่รู้ว่าทำได้ — ผู้ประกอบการ VAT สามารถออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินรวมในฉบับเดียวกันได้ ถูกต้องตามกฎหมาย และช่วยลดเอกสารซ้ำซ้อน
ข้อควรระวัง: ถ้ายังไม่จด VAT → ออกได้เฉพาะใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้เท่านั้น ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ ออกใบกำกับภาษีก่อนรับเงินโดยไม่จำเป็น → อาจกระทบรอบการยื่น VAT
ใบลดหนี้คืออะไร ต้องออกเมื่อไหร่?
ใบลดหนี้ (Credit Note) คือเอกสารที่ออกเพื่อปรับลดยอดจากใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้ว ไม่ใช่เอกสารส่วนลดทั่วไป
ต้องออกเมื่อ: ส่งสินค้าผิด หรือลูกค้าส่งคืนบางส่วน ให้ส่วนลดเพิ่มเติมหลังออกใบกำกับภาษีไปแล้ว คีย์ราคาผิด และต้องแก้ไขยอด
ใบลดหนี้ต้องอ้างอิงถึงใบกำกับภาษีต้นฉบับ และออกได้เฉพาะผู้ประกอบการ VAT เช่นกัน ถ้าลดราคาลูกค้าโดยไม่ออกใบลดหนี้ ยอด VAT ในระบบจะผิด และอาจมีปัญหาตอนยื่นภาษี
ออกใบเสร็จรับเงินออนไลน์ได้ไหม ต้องใช้โปรแกรมอะไร?
ได้เลย และโปรแกรมออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินออนไลน์ในปัจจุบันใช้ง่ายกว่าที่คิดมาก
โปรแกรมออกเอกสารบริษัทที่ดีควรทำได้ครบในที่เดียว — ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ไปจนถึงใบเสร็จรับเงิน ออกเป็น PDF พร้อมพิมพ์หรือส่งให้ลูกค้าได้ทันที ไม่ต้องจัดหน้าเองหรือกลัวฟอร์แมตผิด
LL-Docs คือโปรแกรมออกเอกสารบริษัทออนไลน์ที่ออกแบบมาสำหรับ SME ไทยโดยเฉพาะ รองรับเอกสาร 21 ชนิด ครบทั้งฝั่งขาย ฝั่งจัดซื้อ และเอกสารภาษี อาทิ:
ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ตรงแบบสรรพากร — เลขประจำตัว 13 หลักเป็นช่อง ตารางเงินได้ครบข้อ 1–6 ใบสำคัญจ่าย ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน สลิปเงินเดือน สัญญาจ้างงาน และเอกสารอื่น ๆ ในระบบเดียว
ทุกใบออกมาเป็น PDF ฟอนต์ Sarabun คมชัด ตรงแบบมาตรฐานสรรพากร โดยที่คุณไม่ต้องรู้เรื่องบัญชีหรือจัดหน้าเองเลย รองรับหลายนิติบุคคลในบัญชีเดียว — เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีหลายบริษัทและต้องการจัดการเอกสารทุกเจ้าในที่เดียว
ออกเอกสารผิดประเภท มีผลอย่างไร?
ดูเหมือนเรื่องเล็กน้อย แต่ถ้าถูกตรวจสอบย้อนหลังจะกลายเป็นงานใหญ่ที่ต้องแก้ทีละฉบับ
ออกใบกำกับภาษีทั้งที่ไม่ได้จด VAT → ผิดกฎหมาย ต้องรับผิดในภาษีมูลค่าเพิ่มนั้น ออกใบเสร็จแทนใบกำกับภาษีให้ลูกค้าที่ต้องการหักภาษีซื้อ → ลูกค้านำไปใช้ไม่ได้ เกิดปัญหาภายหลัง ออกใบกำกับภาษีก่อนรับเงินโดยไม่จำเป็น → อาจกระทบรอบการยื่น VAT และคำนวณภาษีผิดรอบ
ออกให้ถูกประเภท ถูกเวลา ตั้งแต่ต้น ดีกว่าต้องย้อนกลับมาแก้ทีหลัง