ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใช้ต่างกันยังไง

จุดที่คนสับสนมากที่สุดคือแยกไม่ออกระหว่างเอกสารที่ออกให้คนนอก กับเอกสารที่ใช้คุมภายในบริษัท ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ออกให้ "อีกฝ่าย" ถือไว้เป็นหลักฐาน ส่วนใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย และใบเบิกเงินสดย่อย เป็นเอกสารที่บริษัทเก็บไว้เองทั้งหมด

หน้าที่ของเอกสารภายในกลุ่มนี้คือตอบคำถามว่า เงินก้อนนี้เข้ามาหรือออกไปด้วยเหตุใด ใครเป็นคนอนุมัติ ใครเป็นคนรับหรือคนจ่าย และแนบหลักฐานอะไรไว้ประกอบ ซึ่งเป็นหัวใจของการควบคุมภายในและการปิดบัญชี

ตัวจำง่าย ๆ: เงินเข้า → ใบสำคัญรับ · เงินออก → ใบสำคัญจ่าย · เงินสดก้อนเล็กสำหรับค่าใช้จ่ายจิปาถะ → ใบเบิกเงินสดย่อย

ใช้บันทึกและอนุมัติการรับเงินเข้าบริษัท ระบุว่ารับเงินจากใคร จำนวนเท่าไหร่ วิธีรับ (เงินสด โอน เช็ค) อ้างอิงเอกสารต้นทางอะไร เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าจ่ายมา และบันทึกบัญชีเข้าที่บัญชีใด

ความสัมพันธ์กับใบเสร็จรับเงินคือ ใบเสร็จออกให้ลูกค้าเก็บไว้ ส่วนใบสำคัญรับเก็บอยู่กับบริษัทพร้อมแนบสำเนาใบเสร็จ สลิปโอน หรือรายการเดินบัญชีเป็นหลักฐานประกอบ

ใบสำคัญรับมีประโยชน์มากในกรณีที่เงินเข้ามาโดยไม่ได้ออกใบเสร็จทันที เช่น ลูกค้าโอนมัดจำเข้ามาก่อน เงินคืนจากซัพพลายเออร์ หรือเงินที่กรรมการนำเข้ามาสมทบ ทำให้ทุกยอดที่เข้าบัญชีมีเอกสารรองรับ ไม่มียอดลอย

ใช้บันทึกและอนุมัติการจ่ายเงินออกจากบริษัท ระบุผู้รับเงิน จำนวน วิธีจ่าย เลขที่เช็คหรือรายการโอน เหตุผลการจ่าย และช่องลงนามครบสามบทบาท คือ ผู้จัดทำ ผู้อนุมัติ และผู้รับเงิน

เอกสารที่ควรแนบไปกับใบสำคัญจ่ายคือชุดหลักฐานที่ทำให้การจ่ายนั้นสมเหตุสมผล ได้แก่ ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับ และใบเสร็จรับเงินที่ผู้ขายออกให้ ถ้าเป็นค่าบริการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็แนบสำเนาหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ด้วย

กรณีจ่ายเงินจริงแต่ผู้รับออกใบเสร็จให้ไม่ได้ เช่น จ่ายค่าแท็กซี่ ค่าที่จอดรถ หรือซื้อของจากร้านค้ารายย่อย ให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานแนบ โดยผู้จ่ายเป็นผู้รับรองรายละเอียดและลงนาม

เงินสดย่อยคือเงินก้อนเล็กที่บริษัทตั้งวงเงินไว้ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยถือไว้ เช่น 5,000 หรือ 10,000 บาท สำหรับค่าใช้จ่ายจิปาถะที่ไม่คุ้มกับการเปิดรอบจ่ายเช็คหรือโอนทีละรายการ เช่น ค่าเดินทาง ค่าเครื่องเขียน ค่าส่งเอกสาร

ระบบที่นิยมใช้คือ imprest system หรือระบบวงเงินคงที่ ทุกครั้งที่มีคนเบิกจะออกใบเบิกเงินสดย่อย ระบุผู้เบิก จำนวน วัตถุประสงค์ และแนบใบเสร็จตอนเคลียร์ยอด เมื่อเงินในกล่องพร่องลงจนใกล้หมด ก็เบิกชดเชยกลับมาให้เต็มวงเงินเดิมเท่ากับยอดที่ใช้ไป

ผลของระบบนี้คือ ณ เวลาใดก็ตาม เงินสดในกล่องบวกกับใบเบิกและใบเสร็จที่ยังไม่ได้เคลียร์ ต้องเท่ากับวงเงินที่ตั้งไว้พอดี ทำให้ตรวจนับได้ทันทีว่าขาดหรือเกิน

ควรกำหนดเพดานต่อรายการไว้ด้วย เช่น รายการเกิน 2,000 บาทต้องเข้ารอบจ่ายปกติผ่านใบสำคัญจ่าย ไม่ให้เบิกจากเงินสดย่อย เพื่อไม่ให้กล่องเงินสดกลายเป็นช่องทางเลี่ยงการอนุมัติ

ภาพรวมของรอบเดือนโดยทั่วไปเป็นแบบนี้ ลูกค้าโอนเงินค่าสินค้าเข้ามา → ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า และออกใบสำคัญรับเก็บไว้ในบริษัทพร้อมแนบสลิปโอน

ฝั่งจ่าย ซัพพลายเออร์วางบิล → ตรวจกับใบสั่งซื้อและใบตรวจรับ → ออกใบสำคัญจ่าย แนบใบแจ้งหนี้และใบเสร็จของผู้ขาย → ถ้าเป็นค่าบริการก็หักภาษี ณ ที่จ่ายและออกหนังสือ 50 ทวิ ให้ผู้ขาย

ส่วนค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ ระหว่างเดือน พนักงานเบิกจากเงินสดย่อยด้วยใบเบิกเงินสดย่อย เก็บใบเสร็จมาเคลียร์ แล้วสิ้นเดือนผู้รักษาเงินสดย่อยสรุปยอดเบิกชดเชยครั้งเดียวผ่านใบสำคัญจ่าย เท่ากับว่ารายการย่อยนับสิบรายการถูกยุบเหลือรายการจ่ายเดียวในบัญชี

LL-Docs ออกได้ครบทั้งใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย และใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เป็น PDF ฟรี พร้อมช่องลงนามผู้จัดทำ/ผู้อนุมัติ/ผู้รับเงิน และเลขรันนิ่งอัตโนมัติแยกชุดตามชนิดเอกสาร ทำให้ย้อนตรวจชุดเอกสารของแต่ละรายการได้ครบ