ลำดับเอกสารการขาย: ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี

เอกสารการขายแต่ละใบมีหน้าที่ต่างกันในแต่ละขั้นของดีล ตั้งแต่เสนอราคา ตกลงซื้อขาย ส่งมอบ ไปจนถึงรับเงิน การออกให้ครบและถูกลำดับช่วยให้บัญชีและภาษีถูกต้อง และลดข้อโต้แย้งกับลูกค้า

1) ใบเสนอราคา (Quotation): เสนอราคาให้ลูกค้าพิจารณา ยังไม่เกิดหนี้และยังไม่ลงบัญชี

2) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) / ใบวางบิล: เมื่อตกลงกันแล้ว เรียกเก็บเงินตามงาน เกิดเป็นลูกหนี้

3) ใบส่งของ (Delivery Note): ใช้ตอนส่งมอบสินค้า/งานให้ลูกค้าเซ็นรับ (ถ้ามีการส่งของ)

4) ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี: เมื่อรับเงินแล้ว ออกใบเสร็จเป็นหลักฐานการชำระ และถ้าจด VAT ก็ออกใบกำกับภาษีเข้ารายงานภาษีขาย

ข้อมูลลูกค้าและรายการมักเหมือนกันทั้งดีล จึงไม่ควรพิมพ์ซ้ำทุกใบ

LL-Docs แปลงเอกสารต่อเนื่องได้ในคลิกเดียว เช่น ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี โดยคัดลอกรายการให้อัตโนมัติและออกเลขรันนิ่งใหม่ให้