ใบเสนอราคา กับ ใบสั่งซื้อ (PO) ต่างกันตรงไหน ใครต้องออกก่อน

ใบเสนอราคาคือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อแจ้งราคาสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าพิจารณา ก่อนที่จะมีการตกลงซื้อขายจริง

ในเอกสารต้องมีรายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย ราคารวม เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาส่งมอบ และวันหมดอายุของราคา (บางเจ้าลืมใส่วันหมดอายุ พอลูกค้ามาสั่งจริงอีก 3 เดือนให้หลัง ราคาต้นทุนขยับไปแล้ว แต่ต้องขายราคาเดิมเพราะเอกสารไม่ได้ระบุไว้)

ฝั่งที่ออกใบเสนอราคาคือ คุณในฐานะผู้ขาย ไม่ว่าจะเป็นฟรีแลนซ์ ผู้รับเหมา หรือบริษัท SME ก็ตาม เอกสารนี้ยังไม่ใช่ข้อผูกมัดทางกฎหมายแบบเต็มรูปแบบ แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการเจรจา ลูกค้าอาจขอต่อรองราคา ขอปรับสเปก หรือขอใบเสนอราคาใหม่ก็ได้ก่อนจะตกลงซื้อ

ใบสั่งซื้อ หรือ PO คือเอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขาย เพื่อยืนยันว่าตกลงซื้อสินค้า/บริการตามที่เสนอราคาไว้ พร้อมระบุจำนวน ราคา และเงื่อนไขที่ตกลงกันแล้ว

ฝั่งที่ออก PO คือ ลูกค้าของคุณ โดยเฉพาะลูกค้าองค์กร บริษัทใหญ่ หรือหน่วยงานราชการ ที่มีระบบจัดซื้อเป็นขั้นตอน ฝ่ายจัดซื้อต้องขออนุมัติงบก่อน แล้วค่อยออก PO มาให้ฝ่ายขายของคุณ เอกสารนี้ทำหน้าที่เหมือน "คำสั่งซื้อที่เป็นลายลักษณ์อักษร" ทำให้ทั้งสองฝ่ายมีหลักฐานตรงกันว่าตกลงซื้อขายอะไร ในราคาเท่าไหร่ ป้องกันปัญหาภายหลังว่า "ไม่ได้สั่ง" หรือ "ราคาไม่ตรงกับที่คุยกัน"

ลูกค้าบางรายไม่มีระบบ PO โดยเฉพาะลูกค้ารายย่อยหรือลูกค้าที่คุยกันผ่านแชท ในกรณีนี้การตอบรับผ่านอีเมลหรือแชทที่ระบุชัดเจนว่า "ตกลงตามใบเสนอราคาเลขที่ QT-xxxx" ก็ใช้แทนได้ในทางปฏิบัติ แต่ถ้าลูกค้าเป็นองค์กรใหญ่ ควรขอ PO เป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ เพื่อความชัดเจนเวลาต้องตามจ่ายหรือมีข้อพิพาท

ความต่างหลักอยู่ที่ "ใครเป็นคนออก" และ "ออกตอนไหนของกระบวนการซื้อขาย" ใบเสนอราคาผู้ขายออกก่อนเพื่อเสนอราคา ส่วน PO ผู้ซื้อออกทีหลังเพื่อยืนยันคำสั่งซื้อ

พูดสั้นๆ คือใบเสนอราคาเป็น "ข้อเสนอ" ส่วน PO เป็น "การตอบรับข้อเสนอ" เมื่อไหร่ที่คุณได้ PO มาแล้ว ถือว่าดีลปิด พร้อมเดินหน้าสู่ขั้นตอนส่งมอบและวางบิลได้เลย

ลำดับที่ถูกต้องคือ ออกใบเสนอราคา → รอลูกค้าออก PO ยืนยัน → ส่งมอบสินค้า/บริการ → ออกใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิล → ตัดใบกำกับภาษี/ใบเสร็จเมื่อรับเงิน ข้ามขั้นตอนไหนไป มักเป็นจุดที่ทำให้เอกสารไม่ตรงกัน ตามจ่ายลำบากทีหลัง

ออกใบเสนอราคา — เสนอราคา สเปก เงื่อนไข ให้ลูกค้าพิจารณา รับ PO หรือคำยืนยันจากลูกค้า — เช็กให้ตรงว่าราคา จำนวน เงื่อนไขตรงกับที่เสนอไป ส่งมอบสินค้าหรือบริการ — ตามที่ตกลงกันใน PO ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือใบวางบิล — แจ้งยอดที่ต้องชำระ ถ้าลูกค้าเป็นองค์กรที่มีรอบตัดจ่าย มักต้องวางบิลก่อนแล้วค่อยรับเช็ค/โอนตามรอบ ตัดใบกำกับภาษี พร้อมใบเสร็จรับเงิน — เมื่อรับชำระแล้ว ต้องออกให้ครบตามมาตรา 86/4 เพื่อให้ลูกค้าเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อได้

ถ้าอยากรู้ว่าใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และใบแจ้งหนี้ ต่างกันตรงไหน ใช้ตอนไหนถึงจะถูก อ่านเพิ่มได้ที่ ใบเสร็จรับเงินออนไลน์ ต่างจากใบกำกับภาษีและใบแจ้งหนี้อย่างไร

ข้อควรระวังที่เจอบ่อยคือ ออกใบกำกับภาษีไปก่อนที่จะมี PO ยืนยันชัดเจน แล้วลูกค้าขอเปลี่ยนจำนวนหรือราคาทีหลัง กลายเป็นต้องยกเลิกใบกำกับภาษีแล้วออกใบลดหนี้ตามมา ซึ่งเสียเวลากว่าการรอ PO ให้ชัดเจนตั้งแต่แรกเยอะ

ได้ ใบกำกับภาษีไม่จำเป็นต้องมี PO ประกอบเสมอไป ตราบใดที่มีหลักฐานว่าลูกค้าตกลงซื้อจริง เช่น อีเมลยืนยัน แชทตกลงราคา หรือสัญญาว่าจ้าง กฎหมายไม่ได้บังคับว่าต้องมี PO ก่อนออกใบกำกับภาษี

แต่ในทางปฏิบัติ ถ้าลูกค้าเป็นบริษัทที่มีระบบจัดซื้อ ฝ่ายบัญชีของเขามักไม่ยอมตั้งเบิกจ่ายถ้าไม่มี PO อ้างอิง เพราะเป็นขั้นตอนควบคุมภายในของเขาเอง ดังนั้นแม้กฎหมายไม่บังคับ แต่ในเชิงธุรกิจ ควรขอ PO หรือหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอ เพื่อลดความเสี่ยงเรื่องตามจ่าย และเพื่อให้เลขที่ PO ใช้อ้างอิงในใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษีของคุณได้ตรงกัน ทำให้ฝ่ายบัญชีทั้งสองข้างเทียบเอกสารกันง่าย

รายละเอียดที่ใบกำกับภาษีต้องมีครบตามมาตรา 86/4 เพื่อไม่ให้สรรพากรปฏิเสธ ดูเพิ่มได้ที่ โปรแกรมออกใบกำกับภาษีออนไลน์ 13 รายการที่ต้องมี

ในระบบ LL-Docs คุณออกได้ทั้งใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อจากบริษัทเดียวกัน โดยที่ทั้งสองใบเชื่อมโยงกันด้วยเลขที่เอกสารรันอัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งจำเองว่าใบเสนอราคาเลขที่ไหนตรงกับ PO ใบไหน

ตัวอย่างเช่น คุณออกใบเสนอราคาเลขที่ QT-2026-0042 ให้ลูกค้า พอลูกค้าตอบรับ ไม่ว่าจะส่ง PO กลับมาเองหรือคุณต้องบันทึกคำสั่งซื้อแทนลูกค้าที่ไม่มีระบบ PO คุณก็สร้างต่อในระบบได้ทันที ข้อมูลสินค้า ราคา จำนวน ถูกดึงมาจากใบเสนอราคาเดิม ไม่ต้องคีย์ซ้ำ ลดโอกาสพิมพ์ตัวเลขผิดระหว่างขั้นตอน แล้วพอถึงเวลาส่งมอบและตัดใบกำกับภาษี เอกสารทุกใบในสายงานเดียวกันก็อ้างอิงถึงกันได้ ตรวจสอบย้อนหลังง่าย เวลาบัญชีถามหาที่มาของยอดเงิน คุณกดดูได้ทันทีว่ามาจากใบเสนอราคาใบไหน ยืนยันด้วย PO ใบไหน

ปัญหาที่ SME ส่วนใหญ่เจอไม่ใช่แค่ "ไม่รู้ว่าต้องออกอะไรก่อน" แต่คือเอกสารแต่ละใบกระจัดกระจายอยู่คนละไฟล์ Word บ้าง Excel บ้าง เลขที่เอกสารซ้ำกันเอง หรือลืมว่าใบไหนอ้างอิงใบไหน พอมีหลายบริษัทในเครือยิ่งยุ่งเข้าไปใหญ่

LL-Docs ออกได้ครบทั้งใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ไปจนถึงใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ในระบบเดียว รองรับหลายนิติบุคคลในบัญชีเดียว เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติไม่ซ้ำ ฟอร์แมตตรงตามมาตรฐานสรรพากรทุกใบ คุณไม่ต้องเก่งบัญชีก็ออกเอกสารได้ถูกต้องตั้งแต่ใบแรกจนใบสุดท้าย

ลองใช้งานจริงได้ที่ lldocs.logiclayerthailand.cloud/signup สมัครแล้วเริ่มออกใบเสนอราคาใบแรกได้เลยวันนี้