ใบเสนอราคามาตรฐานต้องมีอะไรบ้าง?
ใบเสนอราคาไม่มีรูปแบบบังคับตามกฎหมายเหมือนใบกำกับภาษี แต่ถ้าออกมาไม่ครบ ลูกค้าองค์กรมักส่งกลับให้แก้จนเสียเวลาทั้งสองฝ่าย รายการที่ควรมีครบมีดังนี้
ส่วนหัวเอกสาร ชื่อเอกสาร: "ใบเสนอราคา" หรือ "Quotation" เลขที่เอกสาร (รันต่อเนื่อง เช่น QT-2025-001) วันที่ออกเอกสาร วันหมดอายุหรือระยะเวลาเสนอราคา (มาตรฐานทั่วไปกำหนดไว้ 30 วัน)
ข้อมูลผู้ขาย (บริษัทของคุณ) ชื่อบริษัท/ร้านค้าเต็ม ที่อยู่ตามทะเบียนภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก เบอร์โทรและอีเมล
ข้อมูลผู้ซื้อ ชื่อบริษัท/บุคคล และที่อยู่สำหรับออกเอกสาร ชื่อผู้ติดต่อ (ถ้ามี)
ตารางรายการสินค้าหรือบริการ ลำดับ / ชื่อรายการ / คำอธิบายสั้น จำนวน / หน่วย / ราคาต่อหน่วย / ราคารวมต่อรายการ
ยอดเงิน ยอดรวมก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (ถ้าจด VAT) ยอดสุทธิ พร้อมจำนวนเงินเป็นตัวอักษรไทย (ผิดแล้วแก้ยาก—ควรให้ระบบคำนวณให้)
เงื่อนไขและลายเซ็น เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น โอนก่อน / เครดิต 30 วัน หมายเหตุหรือข้อกำหนดพิเศษ ลายเซ็นผู้มีอำนาจ พร้อมตราประทับบริษัท (ถ้ามี)
---
ตัวอย่างใบเสนอราคาจริงมีหน้าตาเป็นยังไง?
ลองนึกภาพกระดาษ A4 หน้าเดียว ส่วนบนซ้ายคือโลโก้และที่อยู่บริษัทคุณ ส่วนบนขวาคือกล่องเลขที่เอกสารและวันที่ ถัดลงมาคือกล่อง "ถึง" ที่ระบุข้อมูลลูกค้า
กลางหน้าคือตาราง 5 คอลัมน์: ลำดับ / รายการ / จำนวน / ราคาต่อหน่วย / รวม ใต้ตารางมีช่อง Subtotal, VAT 7%, และ ยอดสุทธิ พร้อมบรรทัดอ่านตัวเลขเป็นคำว่า "บาทถ้วน"
ด้านล่างสุดคือเงื่อนไขการชำระเงิน หมายเหตุ และช่องลายเซ็น 2 ฝั่ง
ถ้าดูแล้วรู้สึกว่า Word หรือ Excel ของคุณยังจัดหน้าไม่นิ่ง หรือเลขที่เอกสารรันไม่ตรง นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาย้ายไปใช้ โปรแกรมออกเอกสารบริษัท ที่จัดหน้าและรันเลขให้อัตโนมัติ
---
จะแปลงใบเสนอราคาเป็นใบแจ้งหนี้ทำยังไง?
เมื่อลูกค้าตกลงราคาและพร้อมสั่งซื้อ คุณต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งให้ชำระเงิน วิธีแปลงทำได้ 5 ขั้น:
เปลี่ยนหัวเอกสาร จาก "ใบเสนอราคา" เป็น "ใบแจ้งหนี้" เปลี่ยนเลขที่เอกสาร เป็นเลขใบแจ้งหนี้ (เช่น IV-2025-001) และอัปเดตวันที่ อ้างอิงเลขใบเสนอราคาเดิม ในช่องหมายเหตุเพื่อให้ลูกค้าเชื่อมโยงได้ เพิ่มกำหนดชำระเงิน เช่น "ชำระภายใน 15 สิงหาคม 2568" รายการและยอดเงินต้องเหมือนเดิมทุกอย่าง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลง ให้ออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่พร้อมระบุเหตุผล
ถ้าคุณทำใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ผ่านระบบที่เชื่อมต่อกัน ขั้นตอนนี้ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาที เพราะระบบดึงข้อมูลจากใบเสนอราคาเดิมมาให้อัตโนมัติ เปลี่ยนแค่ประเภทเอกสารและวันที่
---
ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงินต่างกันยังไง ต้องออกทั้งคู่ไหม?
หลายคนสับสนระหว่างสองใบนี้ จริงๆ แล้วต่างกันที่จังหวะเวลา:
| เอกสาร | ออกเมื่อไหร่ | ความหมาย |
|---|---|---|
| ใบแจ้งหนี้ | ก่อนรับเงิน | "ขอเก็บเงินนะครับ" |
| ใบเสร็จรับเงิน | หลังรับเงินแล้ว | "ได้รับเงินแล้วครับ" |
ทั้งสองใบออกคนละเวลา ถ้าคุณออกแค่ใบเสร็จโดยไม่มีใบแจ้งหนี้ก็ไม่ผิดกฎหมาย แต่ลูกค้าองค์กรส่วนใหญ่จะขอใบแจ้งหนี้ก่อนเพื่อเข้ากระบวนการอนุมัติจ่ายเงินของฝ่ายบัญชีเขา
---
ถ้าจด VAT อยู่ ต้องออกอะไรเพิ่มจากใบเสร็จธรรมดา?
นี่คือจุดที่คนทำเอกสารเองใน Excel พลาดบ่อยที่สุด
ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ตามประมวลรัษฎากร คุณมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปตามมาตรา 86/4 ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ ไม่ว่าลูกค้าจะขอหรือไม่ก็ตาม เอกสารนี้ต้องมีครบทุกรายการตามที่กฎหมายกำหนด ได้แก่:
คำว่า "ใบกำกับภาษี" แสดงชัดเจน ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ของผู้ขาย ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ เลขที่และเล่มที่ของใบกำกับภาษี รายการสินค้า/บริการ ปริมาณ และมูลค่า จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณแยกต่างหาก วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร
ใบกำกับภาษีเต็มรูปนี้ทำหน้าที่เป็นใบเสร็จรับเงินได้ในตัวเอง และลูกค้าสามารถนำไปขอคืน VAT ได้ด้วย ถ้าช่องไหนผิดหรือขาด สรรพากรอาจไม่รับ
อีกเรื่องที่มักตามมาคือหัก ณ ที่จ่าย ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคลและจ้างบริการ เขามีหน้าที่หัก 3% แล้วส่งหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) มาให้คุณ เอกสารใบนี้ต้องเก็บไว้ทุกใบเพราะต้องใช้ยื่นภาษีเงินได้ปลายปี
---
ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จที่เดียวจบได้ไหม?
ได้ และนั่นคือวิธีที่ประหยัดเวลาที่สุดสำหรับ SME ที่ต้องออกเอกสารเอง
LL-Docs คือโปรแกรมออกเอกสารบริษัทออนไลน์ที่ออกแบบมาให้เจ้าของธุรกิจจัดการได้เองโดยไม่ต้องเก่งบัญชี ออกได้ครบในที่เดียว ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษีเต็มรูปตามมาตรา 86/4 ไปจนถึงหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ ที่ตรงแบบสรรพากรทุกช่อง
ทุกเอกสารออกเป็น PDF คมชัด เลขที่รันอัตโนมัติไม่ซ้ำ ตัวอักษรแทนตัวเลขคำนวณให้เอง รองรับหลายบริษัทในบัญชีเดียว ไม่ต้องนั่งจัดหน้า Word อีกต่อไป
---