ทำไมธุรกิจหลายบริษัท/หลายสาขาถึงออกเอกสารผิดบ่อย
เพราะเอกสารส่วนใหญ่ยังทำจากไฟล์ต้นแบบเดียวที่ก็อปแล้วแก้หัวกระดาษเอาเอง ไม่มีระบบกลางที่รู้ว่า "ตอนนี้กำลังออกเอกสารในนามบริษัทไหน"
ลองนึกภาพร้าน 3 สาขาที่จดทะเบียนแยกนิติบุคคล บัญชี/แอดมินแต่ละสาขาต่างคนต่างมีไฟล์ใบเสนอราคาของตัวเอง วันหนึ่งพนักงานสาขา A หยิบไฟล์เทมเพลตของสาขา B มาแก้ต่อ เผลอลืมเปลี่ยนเลขผู้เสียภาษีกับที่อยู่ ลูกค้าได้ใบกำกับภาษีที่ระบุบริษัทผิด นำไปเครดิตภาษีซื้อไม่ได้ ต้องออกใบใหม่ เสียเวลาทั้งสองฝ่าย
อีกเคสที่เจอบ่อยคือเลขที่เอกสารชนกัน เพราะแต่ละสาขาแก้ไฟล์ Excel คนละชุด ไม่มีใครรู้ว่าเลขล่าสุดที่บริษัทอื่นออกไปถึงไหนแล้ว บางเดือนเลขซ้ำ บางเดือนเลขกระโดดข้าม พอสรรพากรขอดูรายงานภาษีซื้อ-ขายย้อนหลัง เลขที่ไม่เรียงกันแบบนี้คือจุดที่ถูกตั้งคำถามก่อนเป็นอันดับแรก
เลขที่เอกสารชนกันเกิดจากอะไร แก้ยังไงไม่ให้เกิดซ้ำ
เลขที่เอกสารชนกันเกิดจากการรันเลขแบบแมนนวลในไฟล์ที่ไม่ได้เชื่อมกัน วิธีแก้ที่ตรงจุดที่สุดคือให้ระบบรันเลขที่เอกสารอัตโนมัติแยกชุดต่อบริษัท ไม่ใช่รันเลขชุดเดียวรวมทุกบริษัท
หลักการง่ายๆ คือ 1 บริษัท = 1 ชุดเลขที่เอกสาร แยกตามประเภทเอกสารด้วย เช่น ใบเสนอราคาของบริษัท A ขึ้นต้นด้วย QT-A- ส่วนใบกำกับภาษีของบริษัท B ขึ้นต้นด้วย INV-B- ระบบต้องจำเลขล่าสุดของแต่ละชุดเองแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าใครในทีมจะเป็นคนออก ล็อกอินจากเครื่องไหน เลขก็ไม่มีวันชนกันเพราะไม่ได้พึ่งความจำคน
LL-Docs ออกแบบให้เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติผูกกับ workspace ของแต่ละบริษัทโดยตรง สลับบริษัทเมื่อไหร่ ชุดเลขก็เปลี่ยนตามทันที ไม่ต้องมานั่งเช็กเองว่าเลขล่าสุดไปถึงไหนแล้ว
โปรแกรมออกเอกสารหลายบริษัทในที่เดียวทำงานยังไง
หลักการคือแยก "พื้นที่ทำงาน" ต่อบริษัทตั้งแต่ระดับข้อมูล ไม่ใช่แค่หน้าตา แต่ละ workspace มีชุดหัวกระดาษ เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่ ลายเซ็นดิจิทัล และเลขที่เอกสารเป็นของตัวเอง แยกขาดจากบริษัทอื่นโดยสมบูรณ์
พอสร้างเอกสารในบริษัทไหน ระบบดึงข้อมูลของบริษัทนั้นมาใส่ให้อัตโนมัติ ไม่มีการพิมพ์หัวกระดาษเองแล้วเผลอพิมพ์ผิด และเพราะข้อมูลแยก workspace ตั้งแต่ต้น พนักงานคนเดียวที่ดูแลหลายบริษัทก็สลับไปมาได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์คนละชุด ไม่ต้องจำว่าไฟล์ไหนของบริษัทไหน
LL-Docs แยก workspace ต่อบริษัทให้ออกเอกสารถูกฝั่งอัตโนมัติได้อย่างไร
ใน LL-Docs คุณสร้างบริษัทในระบบได้หลายบริษัท แต่ละบริษัทมีปุ่มสลับที่มุมจอ กดครั้งเดียวสลับ workspace ทั้งหมด ตั้งแต่หัวกระดาษ เลขที่เอกสาร ไปจนถึงประวัติเอกสารย้อนหลังของบริษัทนั้นโดยเฉพาะ
หน้าตาจริงตอนสลับบริษัทจะโชว์ชื่อบริษัทที่กำลังใช้งานอยู่ชัดเจนตลอดเวลาที่มุมบนของหน้าจอ กันเคสที่ทำงานไปสักพักแล้วลืมว่าตอนนี้อยู่ในบริษัทไหน เอกสารทุกใบที่ออกจะถูกแท็กเข้า workspace นั้นทันที ไม่มีทางเผลอออกเอกสารข้ามบริษัทเพราะระบบไม่เปิดช่องให้เลือกผิดตั้งแต่แรก
จุดที่ต่างจากการใช้ไฟล์เทมเพลตคือ ข้อมูลผู้เสียภาษี ที่อยู่ ลายเซ็น ไม่ได้พิมพ์ซ้ำทุกครั้งที่ออกเอกสาร แต่ผูกกับ workspace ไว้ครั้งเดียว แก้ที่เดียวมีผลกับเอกสารใหม่ทุกใบของบริษัทนั้น ลดความเสี่ยงเรื่องหัวกระดาษเก่าตกค้างได้เยอะ
สลับบริษัทแล้วเอกสารประเภทไหนที่ต้องระวังไม่ให้ออกผิดฝั่งเป็นพิเศษ
เอกสารที่มีผลทางกฎหมาย/ภาษีโดยตรงคือกลุ่มที่ต้องระวังที่สุด เพราะออกผิดบริษัทแล้วแก้ยากกว่าเอกสารทั่วไป
ใบกำกับภาษี ต้องมีเลขผู้เสียภาษี 13 หลักของบริษัทที่ขายจริงตามมาตรา 86/4 ถ้าสลับบริษัทไม่ทัน ใบกำกับภาษีจะระบุคนขายผิดตัว ลูกค้าเอาไปใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้ ต้องขอยกเลิกออกใหม่ ซึ่งเสียเวลาทั้งสองฝ่ายและกระทบรายงานภาษีขายของเดือนนั้นด้วย (ดูรายการที่ต้องมีครบตามกฎหมายและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย)
หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ต้องระบุเลขผู้เสียภาษีของนิติบุคคลที่จ่ายเงินจริง ถ้าออกจากบริษัทผิด ผู้รับเงินเอาไปยื่นภาษีปลายปีไม่ตรงกับความเป็นจริง เป็นเรื่องที่แก้ทีหลังยุ่งกว่าเอกสารประเภทอื่น
สลิปเงินเดือน ก็เช่นกัน ถ้าพนักงานสังกัดนิติบุคคลไหน ตัวเลขประกันสังคมและยอดสะสมทั้งปี (YTD) ต้องผูกกับนิติบุคคลนั้นแบบแยกขาด สลับบริษัทผิดแล้วยอดสะสมจะปนกัน กระทบการยื่นภาษีปลายปีของพนักงานคนนั้นตรงๆ
ส่วนเอกสารอย่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน แม้ผลกระทบทางกฎหมายจะเบากว่า แต่ก็เป็นหน้าตาที่ลูกค้าเห็นก่อนตัดสินใจจ่ายเงิน ออกผิดหัวกระดาษบ่อยๆ ก็กระทบความน่าเชื่อถือไม่แพ้กัน (ความต่างระหว่างใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และใบแจ้งหนี้ อ่านเพิ่มได้ที่นี่)
เริ่มใช้งานแบบหลายบริษัทใน LL-Docs ยังไง
เริ่มจากสมัครใช้งาน 1 บัญชี แล้วเพิ่มบริษัทเข้าไปในระบบได้ทีละบริษัท แต่ละบริษัทกรอกข้อมูลหัวกระดาษ เลขผู้เสียภาษี และตั้งรูปแบบเลขที่เอกสารของตัวเองแยกกันตั้งแต่ตอนตั้งค่า
จากนั้นใช้ปุ่มสลับบริษัทที่มุมจอทุกครั้งก่อนออกเอกสาร ระบบจะจำสถานะไว้จนกว่าจะสลับใหม่ ทีมงานที่ดูแลหลายบริษัทเข้าบัญชีเดียวกันได้ ไม่ต้องแยกล็อกอินหลายชุด เอกสารทั้ง 21 ชนิดที่ LL-Docs รองรับ ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ไปจนถึงสลิปเงินเดือน ใช้กลไกแยก workspace เดียวกันหมด ไม่มีข้อยกเว้นที่ต้องกลับไปทำใน Excel