สัญญาจ้างงาน ต้องมีอะไรบ้าง: เช็กลิสต์ก่อนออกใบเสร็จ-ใบกำกับภาษี (ฉบับ SME ที่มีผู้รับเหมา-ฟรีแลนซ์)

สัญญาจ้างงานหรือสัญญาว่าจ้างบริการที่ใช้งานได้จริง ต้องมีอย่างน้อย 5 หัวข้อนี้ครบ ขาดข้อไหนไปเสี่ยงมีปัญหาตอนออกเอกสารการเงินภายหลัง

คู่สัญญา ชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่ายให้ครบ ถ้าอีกฝ่ายเป็นฟรีแลนซ์ ต้องมีเลขบัตรประชาชน 13 หลักด้วย เพราะต้องใช้ตอนออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ขอบเขตงาน (Scope of Work) ระบุให้เจาะจงว่าทำอะไรบ้าง ส่งมอบอะไร กี่ชิ้น ภายในกี่วัน ยิ่งเจาะจง ยิ่งกันปัญหา "งานเกินขอบเขต" ที่เถียงกันทีหลัง มูลค่างานและวิธีคิดราคา ราคาเหมาจ่ายหรือคิดตามชั่วโมง แยกยอดก่อน VAT และหลัง VAT ให้ชัด เพราะตัวเลขนี้จะยกไปใส่ในใบเสนอราคาและใบกำกับภาษีตรงๆ เงื่อนไขการชำระเงิน จ่ายงวดเดียวหรือแบ่งงวด กี่เปอร์เซ็นต์ต่องวด ครบกำหนดกี่วันหลังส่งมอบงาน (เช่น 30 วัน) ข้อนี้กำหนดว่าคุณต้องออกใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้ตอนไหน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบุอัตราที่ต้องหัก (บริการทั่วไปมักหัก 3% ค่าเช่า/ค่าโฆษณาอัตราอื่น) และใครมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ถ้าไม่เขียนไว้ มักลงเอยด้วยการเถียงกันว่ายอดสุทธิที่ต้องจ่ายจริงคือเท่าไหร่

อยากเห็นรูปแบบจริง ลองดูตัวอย่างสัญญาจ้างงานที่มีหัวข้อครบทั้ง 5 ข้อนี้เป็นแม่แบบ แล้วปรับตามงานของคุณ จะเร็วกว่าเขียนจากศูนย์เยอะ

เพราะเอกสารการเงินทุกใบต้องอ้างอิงตัวเลขและเงื่อนไขจากสัญญา สัญญาไม่ชัด เอกสารที่ออกตามมาก็ผิดตาม แล้วแก้ย้อนหลังยุ่งกว่าเขียนสัญญาให้ครบตั้งแต่ต้นเยอะ

ตัวอย่างที่เจอบ่อยในธุรกิจ SME ที่มีผู้รับเหมาหรือฟรีแลนซ์: ตกลงราคากันทางแชท ไม่มีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร พอถึงเวลาจ่ายเงินและต้องหัก ณ ที่จ่าย ทั้งสองฝ่ายเถียงกันว่ายอดที่ตกลงไว้รวม VAT หรือยัง หักภาษีแล้วหรือยัง สุดท้ายใบเสร็จที่ออกมาก็ไม่ตรงกับยอดที่โอนจริง ต้องมาแก้เอกสารทีหลัง ดูไม่เป็นมืออาชีพเลยในสายตาคู่ค้า

มีสัญญาที่ระบุมูลค่างาน เงื่อนไขจ่าย และอัตราหัก ณ ที่จ่ายไว้ชัด คุณแค่หยิบตัวเลขจากสัญญามากรอกในระบบออกเอกสาร ไม่ต้องนั่งคิดเลขเอง ไม่ต้องกลัวสรรพากรตีกลับเพราะฟอร์แมตไม่ตรง

จ้างฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาซึ่งเป็นบุคคลธรรมดา แล้วงานเข้าข่ายค่าจ้างทำของหรือค่าบริการ คุณมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายก่อนจ่ายเงิน แล้วออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (แบบ 50 ทวิ) ให้ฟรีแลนซ์เก็บไว้ยื่นภาษีปลายปี

อัตราที่หักขึ้นกับประเภทงาน ค่าจ้างทำของหรือค่าบริการทั่วไปมักอยู่ที่ 3% ของยอดก่อน VAT ขั้นตอนคร่าวๆ คือ (1) คำนวณยอดหัก ณ ที่จ่ายจากมูลค่างานในสัญญา (2) โอนเงินให้ฟรีแลนซ์เป็นยอดสุทธิหลังหักแล้ว (3) ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่มีเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก ประเภทเงินได้ และยอดหักครบตามแบบ 50 ทวิ ให้คู่สัญญาเก็บไว้เป็นหลักฐาน

จุดที่ธุรกิจ SME พลาดบ่อยคือลืมออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย หรือออกแบบฟอร์มเองใน Word แล้วช่องไม่ตรงกับแบบราชการ ทำให้ฟรีแลนซ์เอาไปยื่นภาษีไม่ได้ LL-Docs ออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายตรงแบบ 50 ทวิ กรอกเลขผู้เสียภาษีและยอดเงินได้ตามช่องที่สรรพากรกำหนดให้อัตโนมัติ ลดความเสี่ยงกรอกผิดหรือฟอร์แมตไม่ตรง

วิธีที่เร็วที่สุดคือเขียนสัญญาให้มีข้อมูลครบ 5 หัวข้อข้างต้น แล้วใช้ตัวเลขชุดเดียวกันนั้นไปออกใบเสนอราคา ใบเสร็จ และใบหัก ณ ที่จ่าย โดยไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขซ้ำหลายรอบในหลายไฟล์

ธุรกิจที่มีผู้รับเหมาหรือฟรีแลนซ์เข้าออกบ่อย มักเจอปัญหาว่าทำสัญญาใน Word ทำใบเสร็จใน Excel แล้วก็อปปี้ตัวเลขข้ามไฟล์ ผิดพลาดบ่อยจนเป็นเรื่องปกติ ยิ่งมีหลายบริษัทหรือหลายนิติบุคคลในเครือ ยิ่งสับสนว่าเอกสารชุดไหนของบริษัทไหน เลขที่เอกสารก็มักรันซ้ำหรือข้ามเพราะแก้มือ

นี่คือจุดที่ LL-Docs เข้ามาช่วย เพราะเป็นโปรแกรมออกเอกสารบัญชีหลายนิติบุคคลในที่เดียว สลับบริษัทได้จากเมนูเดียว เลขที่เอกสารรันอัตโนมัติต่อเนื่องไม่มีวันซ้ำ สัญญาระบุมูลค่างานและเงื่อนไขจ่ายไว้แล้ว คุณกรอกครั้งเดียวแล้วออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และใบหัก ณ ที่จ่ายต่อกันได้เลยจากข้อมูลชุดเดียว

ลำดับเอกสารตามธรรมชาติของงานคือ ใบเสนอราคา → สัญญา → ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล → ใบเสร็จรับเงิน → หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (ถ้าเข้าเงื่อนไข)

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้มักถูกเข้าใจผิดว่าเป็นใบเดียวกัน จริงๆ ใบวางบิลใช้แจ้งยอดรวมหลายงานหรือหลายใบแจ้งหนี้เพื่อขอเก็บเงินเป็นก้อนเดียว ส่วนใบแจ้งหนี้ออกต่องานหรือต่อสัญญาแต่ละครั้ง รับงานฟรีแลนซ์หรือผู้รับเหมาก่อสร้างที่แบ่งจ่ายเป็นงวด มักต้องใช้ทั้งสองใบนี้ร่วมกัน อยากทำใบแจ้งหนี้ออนไลน์ให้เร็ว ระบบที่ดึงข้อมูลลูกค้าและยอดเงินจากสัญญามาใส่ให้อัตโนมัติจะช่วยลดเวลาได้มาก

ส่วนใบเสร็จกับใบกำกับภาษีอย่างย่อ หลายคนก็สับสนว่าต่างกันตรงไหน และต้องออกใบไหนให้ลูกค้าคนไหน เรื่องนี้เคยอธิบายละเอียดไว้ในบทความเปรียบเทียบใบเสร็จ ใบกำกับภาษี และใบแจ้งหนี้ ลองอ่านประกอบเพื่อเลือกใช้ให้ถูกสถานการณ์

ธุรกิจของคุณจดทะเบียน VAT และต้องออกใบกำกับภาษีเต็มรูป ต้องมีรายการครบตามมาตรา 86/4 เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของผู้ออก ที่อยู่ วันที่ออก เลขที่เอกสาร รายการสินค้า/บริการ และยอด VAT แยกชัดเจน ขาดข้อไหนไปสรรพากรอาจไม่ยอมรับเป็นภาษีซื้อของฝั่งลูกค้า รายละเอียดทั้ง 13 รายการและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย อ่านต่อได้ในบทความโปรแกรมออกใบกำกับภาษีตามมาตรฐานสรรพากร

มีการคืนสินค้าหรือลดราคาหลังออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ต้องออกใบลดหนี้เพื่อปรับยอดภาษีให้ตรงกับที่เกิดขึ้นจริง ใบลดหนี้คือเอกสารที่อ้างอิงกลับไปยังใบกำกับภาษีใบเดิม จะออกลอยๆ โดยไม่มีอ้างอิงไม่ได้

ธุรกิจที่มีพนักงานประจำก็ต้องออกสลิปเงินเดือนพร้อมยอดหักประกันสังคมให้ถูกต้องทุกเดือนเช่นกัน อยากได้โปรแกรมทำสลิปเงินเดือนที่คำนวณประกันสังคมให้อัตโนมัติ ไม่ต้องนั่งคีย์สูตรเอง ก็เป็นอีกฟีเจอร์ที่ควรมีอยู่ในระบบเดียวกับที่ออกเอกสารลูกค้า จะได้ไม่ต้องสลับใช้หลายโปรแกรมให้วุ่น

สัญญาระบุคู่สัญญา ขอบเขตงาน มูลค่า เงื่อนไขจ่าย และอัตราหัก ณ ที่จ่ายไว้ครบ LL-Docs ช่วยให้คุณออกเอกสารต่อจากตรงนั้นได้ทันที ทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ไปจนถึงสลิปเงินเดือน รวมออกได้ครบ 21 ชนิดเอกสาร เป็น PDF ที่ตรงตามมาตรฐานสรรพากร ฟอนต์ Sarabun คมชัด อ่านง่าย

ธุรกิจคุณมีหลายบริษัทหรือหลายนิติบุคคลในเครือ ระบบสลับบริษัทได้จากหน้าเดียว ไม่ต้องเปิดหลายไฟล์หลายโฟลเดอร์ให้สับสน คุณไม่จำเป็นต้องเก่งบัญชีหรือรู้ทุกมาตราภาษี ระบบช่วยจัดฟอร์แมตให้ตรงแบบให้เอง

ราคาแพ็กเกจดูได้ที่หน้าราคาบนเว็บไซต์ ทดลองใช้งานจริงได้เลยที่ lldocs.logiclayerthailand.cloud