ทำไมงานจัดซื้อต้องมีสามใบ
หลายบริษัทเริ่มต้นด้วยการสั่งของผ่านแชท จ่ายเงินไปก่อน แล้วค่อยตามหาใบเสร็จทีหลัง วิธีนี้เร็วในตอนแรกแต่พังเมื่อทีมโตขึ้น เพราะไม่มีใครตอบได้ว่าใครเป็นคนอนุมัติให้ซื้อ ราคาที่ตกลงคือเท่าไหร่ และของที่มาถึงครบตามที่สั่งจริงหรือไม่
เอกสารจัดซื้อสามใบมาแก้ปัญหาคนละจุดกัน ใบขอซื้อคุมเรื่อง "อนุมัติให้ซื้อหรือยัง" ใบสั่งซื้อคุมเรื่อง "ตกลงกับผู้ขายไว้ว่าอย่างไร" และใบตรวจรับคุมเรื่อง "ได้รับของจริงเท่าไหร่ สภาพเป็นอย่างไร"
เมื่อครบสามใบ ฝ่ายบัญชีจะมีหลักฐานพอที่จะอนุมัติจ่ายเงินได้อย่างมั่นใจ และผู้ตรวจสอบภายนอกก็ตามรอยได้ว่าเงินก้อนนั้นถูกใช้ไปกับอะไร โดยใครเป็นผู้อนุมัติ
ใบขอซื้อ (Purchase Requisition — PR)
เป็นเอกสารภายในล้วน ๆ ไม่ได้ส่งให้ผู้ขาย ผู้ขอคือพนักงานหรือหัวหน้าแผนกที่ต้องการของ ระบุว่าจะซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ใช้ทำอะไร ต้องการเมื่อไหร่ และราคาประมาณเท่าไหร่
จุดสำคัญคือช่องลงนามอนุมัติ ตามลำดับชั้นที่บริษัทกำหนด เช่น หัวหน้าแผนกอนุมัติวงเงินไม่เกินหนึ่งระดับ ผู้จัดการหรือกรรมการอนุมัติวงเงินที่สูงกว่า ใบขอซื้อที่ยังไม่ผ่านอนุมัติไม่ควรถูกแปลงเป็นใบสั่งซื้อเด็ดขาด
ธุรกิจขนาดเล็กมักข้ามใบนี้ไป ซึ่งพอรับได้ถ้าคนสั่งซื้อกับคนอนุมัติเป็นคนเดียวกันอยู่แล้ว แต่ทันทีที่มีพนักงานคนอื่นเริ่มสั่งของแทนเจ้าของ ใบขอซื้อคือด่านแรกที่ควรกลับมาใช้
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order — PO)
ใบสั่งซื้อคือเอกสารที่ส่งออกไปให้ผู้ขาย บอกว่าเราตกลงซื้ออะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาต่อหน่วยเท่าไหร่ ภาษีมูลค่าเพิ่มคิดอย่างไร ส่งของที่ไหน เมื่อไหร่ และเงื่อนไขการชำระเงินเป็นแบบใด
เมื่อผู้ขายตอบรับ ใบสั่งซื้อมีผลผูกพันในทางปฏิบัติเสมือนคำสั่งซื้อที่ตกลงกันแล้ว จึงเป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงเวลาผู้ขายส่งของไม่ครบ ส่งช้า หรือเรียกเก็บเงินเกินราคาที่ตกลง
เลขที่ใบสั่งซื้อคือกุญแจของทั้งกระบวนการ ควรให้ผู้ขายอ้างเลขที่นี้ทั้งบนใบส่งของและบนใบแจ้งหนี้ที่ส่งกลับมา จะทำให้จับคู่เอกสารในภายหลังง่ายขึ้นมาก
ใบตรวจรับ (Goods Receipt Note — GRN)
ออกตอนของมาถึง โดยผู้รับของหรือคลังสินค้า เปรียบเทียบจำนวนที่สั่งตามใบสั่งซื้อ กับจำนวนที่ได้รับจริง พร้อมบันทึกผลการตรวจสภาพ เช่น ครบถ้วนสมบูรณ์ ขาดบางรายการ หรือมีของชำรุดที่ต้องเปลี่ยน
กรณีรับของบางส่วน (partial delivery) ให้ออกใบตรวจรับเท่าที่ได้รับจริง แล้วอ้างใบสั่งซื้อเดิมเมื่อของงวดถัดไปมาถึง จะได้เห็นชัดว่ายังค้างรับอีกเท่าไหร่
ใบตรวจรับคืออาวุธหลักในการปฏิเสธการจ่ายเงินที่ไม่ถูกต้อง ถ้าผู้ขายวางบิลเต็มจำนวนแต่ใบตรวจรับระบุว่าได้ของ 80% ฝ่ายบัญชีมีหลักฐานพอที่จะจ่ายตามจริงหรือขอให้ออกใบลดหนี้
จับคู่สามทางก่อนจ่ายเงิน
แนวปฏิบัติมาตรฐานคือ three-way match — ก่อนอนุมัติจ่ายเงิน ฝ่ายบัญชีต้องเห็นตรงกันสามชุด คือ ใบสั่งซื้อ (สั่งอะไรไว้) ใบตรวจรับ (ได้ของอะไรมาจริง) และใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย (เรียกเก็บเงินเท่าไหร่)
ถ้าทั้งสามตรงกัน ก็ออกใบสำคัญจ่ายและจ่ายเงินได้ ถ้าไม่ตรง ต้องหาสาเหตุก่อนเสมอ ไม่ว่าจะเป็นราคาผิดจากที่ตกลง จำนวนไม่ครบ หรือมีของที่ยังไม่ได้ตรวจรับ
อย่าลืมภาษีหัก ณ ที่จ่ายด้วย ถ้าสิ่งที่ซื้อเป็นค่าบริการหรือค่าจ้างทำของ ตอนจ่ายเงินต้องหักภาษีตามอัตราที่กำหนดและออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้ขายไปพร้อมกัน
ทำสามใบให้ต่อเนื่องกันในที่เดียว
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือแต่ละใบอยู่คนละที่ ใบขอซื้ออยู่ในไลน์กลุ่ม ใบสั่งซื้ออยู่ใน Excel ของฝ่ายจัดซื้อ ส่วนใบตรวจรับเป็นกระดาษที่คลัง พอถึงเวลาตรวจสอบจึงประกอบร่างไม่ได้
LL-Docs ออกได้ครบทั้งใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ และใบตรวจรับสินค้า เป็น PDF ฟรี พร้อมเลขรันนิ่งแยกชุดตามชนิดเอกสาร (PR / PO / GRN) ทำให้อ้างเลขที่ข้ามใบและจับคู่สามทางย้อนหลังได้จริง