ทำไมต้องมีสองแบบ
เมื่อธุรกิจจ่ายเงินบางประเภทออกไป กฎหมายกำหนดให้ผู้จ่ายหักภาษีไว้ส่วนหนึ่งแล้วนำส่งกรมสรรพากรแทนผู้รับ ขั้นตอนจึงมีสองส่วนเสมอ คือ ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ผู้ถูกหักในวันที่จ่ายเงิน และ ยื่นแบบสรุปการหักของทั้งเดือนให้สรรพากร
แบบที่ใช้สรุปรายเดือนมีหลายตัว แยกตาม "ผู้รับเงินเป็นใคร" ไม่ได้แยกตามประเภทค่าใช้จ่าย จุดนี้เองที่ทำให้คนสับสนระหว่าง ภ.ง.ด.3 กับ ภ.ง.ด.53 มากที่สุด
ตัวช่วยจำสั้น ๆ คือ ผู้รับเงินเป็น "คน" ใช้ ภ.ง.ด.3 · ผู้รับเงินเป็น "บริษัท/ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล" ใช้ ภ.ง.ด.53 · ส่วนเงินเดือนพนักงานของเราเองใช้อีกแบบคือ ภ.ง.ด.1
ภ.ง.ด.3 — จ่ายให้บุคคลธรรมดา
ใช้เมื่อผู้ถูกหักภาษีเป็นบุคคลธรรมดา คณะบุคคล หรือห้างหุ้นส่วนสามัญที่ไม่ใช่นิติบุคคล เช่น จ้างฟรีแลนซ์ออกแบบกราฟิก จ้างช่างรับเหมารายบุคคล จ่ายค่าเช่าอาคารให้เจ้าของที่เป็นบุคคล หรือจ่ายค่าวิชาชีพอิสระให้ผู้ประกอบวิชาชีพรายบุคคล
ในใบแนบต้องระบุรายผู้ถูกหักทีละราย พร้อมเลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก ประเภทเงินได้ จำนวนเงินที่จ่าย อัตราที่หัก และจำนวนภาษีที่หักไว้ ถ้ามีผู้ถูกหักหลายรายในเดือนเดียวกัน ก็รวมไว้ในใบแนบชุดเดียวและสรุปยอดขึ้นหน้าแบบหลัก
ข้อควรระวัง: เงินเดือน ค่าจ้าง โบนัสของพนักงานประจำในบริษัทเราเอง ไม่ได้ยื่นด้วย ภ.ง.ด.3 แต่ใช้ ภ.ง.ด.1 เพราะเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงาน คนละประเภทกับค่าจ้างทำของหรือค่าบริการที่จ้างบุคคลภายนอก
ภ.ง.ด.53 — จ่ายให้นิติบุคคล
ใช้เมื่อผู้ถูกหักเป็นบริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด หรือนิติบุคคลอื่นที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย เช่น จ้างบริษัทรับทำเว็บไซต์ จ้างบริษัทขนส่ง จ่ายค่าเช่าออฟฟิศให้บริษัทเจ้าของอาคาร หรือจ่ายค่าโฆษณาให้เอเจนซี
ใบแนบใช้หลักเดียวกับ ภ.ง.ด.3 แต่ระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของนิติบุคคลผู้ถูกหักแทนเลขบัตรประชาชน
อัตราที่ใช้บ่อยในทางปฏิบัติสำหรับผู้รับที่เป็นนิติบุคคล ได้แก่ ค่าบริการและค่าจ้างทำของ 3% · ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ 5% · ค่าโฆษณา 2% · ค่าขนส่ง 1% อัตราเหล่านี้เป็นกรณีที่พบบ่อย เงินได้บางประเภทมีอัตราเฉพาะ จึงควรตรวจสอบประเภทเงินได้กับนักบัญชีหรือกรมสรรพากรก่อนหักทุกครั้ง
กำหนดยื่นและวิธียื่น
ทั้ง ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ต้องยื่นพร้อมนำส่งเงินภาษีที่หักไว้ ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายเงิน เช่น จ่ายเงินและหักภาษีในเดือนกรกฎาคม ต้องยื่นภายในวันที่ 7 สิงหาคม
หากยื่นผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร โดยทั่วไปจะได้ขยายเวลาออกไปอีก 8 วัน คือถึงวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (ควรตรวจสอบประกาศขยายเวลาที่มีผลในปีนั้นอีกครั้ง เพราะมาตรการขยายเวลาเป็นการต่ออายุเป็นช่วง ๆ)
ถ้าเดือนไหนไม่มีการจ่ายเงินที่ต้องหักภาษีเลย ก็ไม่ต้องยื่นแบบนั้นในเดือนนั้น ต่างจาก ภ.พ.30 ของ VAT ที่ต้องยื่นทุกเดือนแม้ไม่มียอด
ยื่นล่าช้าจะมีเงินเพิ่มในอัตรา 1.5% ต่อเดือนของภาษีที่ต้องนำส่ง (เศษของเดือนนับเป็นหนึ่งเดือน) และอาจมีค่าปรับอาญาจากการยื่นแบบเกินกำหนดอีกส่วนหนึ่ง
50 ทวิ กับแบบยื่น ต้องทำทั้งคู่
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ออกให้ "ผู้ถูกหัก" ทันทีที่จ่ายเงิน เพื่อให้เขาใช้เป็นเครดิตภาษีของตัวเอง ส่วน ภ.ง.ด.3/53 ยื่นให้ "กรมสรรพากร" เพื่อนำส่งเงินภาษีที่หักไว้ ทั้งสองอย่างไม่ทดแทนกัน ต้องทำทั้งคู่
ในทางปฏิบัติ ตัวเลขในใบแนบ ภ.ง.ด. ต้องกระทบยอดตรงกับผลรวมของ 50 ทวิ ทุกใบที่ออกในเดือนนั้น ถ้าไม่ตรงมักแปลว่ามีใบที่ลืมออก หรือลืมนำเข้าใบแนบ
LL-Docs ออกได้ทั้งหนังสือ 50 ทวิ แบบ ภ.ง.ด.3 และแบบ ภ.ง.ด.53 พร้อมใบแนบรายผู้ถูกหัก เป็น PDF ตรงตามฟอร์มราชการ ฟรี และออกเลขรันนิ่งให้อัตโนมัติ ทำให้ย้อนตรวจได้ว่าเดือนไหนออกใบให้ใครไปแล้วบ้าง