สลิปเงินเดือนคืออะไร ทำไมต้องออกให้พนักงาน
สลิปเงินเดือน (Payslip) คือเอกสารที่นายจ้างออกให้พนักงานทุกงวดจ่าย เพื่อแสดงว่าเดือนนั้นพนักงานได้รับเงินเท่าไหร่ ถูกหักอะไรบ้าง และเหลือรับสุทธิเท่าไหร่ หน้าที่หลักคือทำให้ทั้งสองฝ่ายเห็นตัวเลขตรงกัน ลดข้อโต้แย้งเรื่องค่าจ้าง
ในทางปฏิบัติ พนักงานยังใช้สลิปเงินเดือนเป็นหลักฐานรายได้กับบุคคลภายนอกด้วย เช่น ยื่นขอสินเชื่อ เปิดบัตรเครดิต เช่าคอนโด หรือยื่นวีซ่า ธุรกิจที่ยังจ่ายเงินเดือนโดยไม่ออกสลิปจึงมักถูกพนักงานทวงถามอยู่เสมอ
กฎหมายคุ้มครองแรงงานกำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำและเก็บทะเบียนลูกจ้างและเอกสารการจ่ายค่าจ้างไว้ให้ตรวจสอบได้ การออกสลิปเงินเดือนอย่างเป็นระบบจึงเป็นทั้งเรื่องความโปร่งใสและเรื่องการทำเอกสารให้ครบตามหน้าที่นายจ้าง
องค์ประกอบที่สลิปเงินเดือนควรมีครบ
ส่วนหัว: ชื่อบริษัทนายจ้าง (และที่อยู่) ชื่อ-นามสกุลพนักงาน รหัสพนักงาน ตำแหน่ง/แผนก งวดการจ่าย (เช่น เงินเดือนประจำเดือนกรกฎาคม 2569) และวันที่จ่ายจริง
ฝั่งรายได้ (Earnings): เงินเดือนพื้นฐาน ค่าล่วงเวลา (OT) ค่าคอมมิชชั่น เบี้ยขยัน ค่าตำแหน่ง ค่าเดินทาง โบนัส หรือเงินได้พิเศษอื่น ๆ แยกเป็นบรรทัดให้เห็นชัด ไม่ควรรวมเป็นก้อนเดียว
ฝั่งรายการหัก (Deductions): เงินสมทบประกันสังคม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินกู้/เงินยืมพนักงาน หักขาด-ลา-มาสาย กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี) และรายการหักอื่น ๆ ตามที่ตกลงกันไว้
ส่วนท้าย: ยอดรายได้รวม ยอดหักรวม และยอดสุทธิที่โอนให้พนักงาน ควรมีช่องแสดงยอดสะสมทั้งปี (YTD) ทั้งรายได้ ภาษีที่หักไปแล้ว และประกันสังคมสะสม เพื่อให้พนักงานตรวจกับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายปลายปีได้
ประกันสังคม: หัก 5% แต่ไม่เกิน 875 บาทต่อเดือน
ลูกจ้างในระบบประกันสังคม (มาตรา 33) ถูกหักเงินสมทบในอัตรา 5% ของค่าจ้าง โดยฐานค่าจ้างที่ใช้คำนวณอยู่ระหว่าง 1,650 บาท ถึง 17,500 บาทต่อเดือน (เพดานใหม่ มีผล 1 ม.ค. 2569) จึงทำให้ยอดหักสูงสุดปกติอยู่ที่ 875 บาทต่อเดือน และนายจ้างต้องสมทบอีกส่วนในอัตราเดียวกัน
ตัวอย่าง: เงินเดือน 20,000 บาท ฐานคำนวณถูกตัดที่เพดาน 17,500 บาท จึงหักประกันสังคม 17,500 × 5% = 875 บาท ส่วนเงินเดือน 12,000 บาท จะหัก 12,000 × 5% = 600 บาท
ข้อควรระวังสองข้อ: หนึ่ง ฐานคำนวณคือค่าจ้าง ไม่ใช่ทุกอย่างที่จ่ายให้พนักงาน (สวัสดิการบางประเภทไม่ถือเป็นค่าจ้าง) สอง อัตราเงินสมทบเคยถูกปรับลดชั่วคราวเป็นมาตรการช่วยเหลือในบางช่วง ดังนั้นก่อนปิดงวดควรเช็กอัตราปีปัจจุบันกับสำนักงานประกันสังคมทุกครั้ง
ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือน คำนวณต่างจากค่าบริการ 3%
หลายคนเข้าใจผิดว่าเงินเดือนก็หัก ณ ที่จ่ายเป็นเปอร์เซ็นต์ตายตัวเหมือนค่าจ้างทำของ 3% ความจริงคือเงินได้จากการจ้างแรงงาน (เงินได้ประเภทที่ 1 ตามมาตรา 40(1)) ต้องคำนวณภาษีแบบ "ประมาณการทั้งปี" แล้วเฉลี่ยหักเป็นรายเดือน
วิธีคิดโดยสรุป: ประมาณเงินได้ทั้งปีของพนักงานคนนั้น หักค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนที่พนักงานแจ้งไว้ (เช่น ลดหย่อนส่วนตัว คู่สมรส บุตร ประกันสังคมที่จ่ายทั้งปี เบี้ยประกัน กองทุน) ได้เป็นเงินได้สุทธิ นำไปคำนวณภาษีตามบัญชีอัตราก้าวหน้า แล้วหารด้วยจำนวนงวดที่เหลือในปี ผลลัพธ์คือยอดที่หักในสลิปแต่ละเดือน
ผลที่ตามมาคือ พนักงานเงินเดือนน้อยที่คำนวณแล้วไม่ถึงเกณฑ์เสียภาษี จะไม่มียอดหักภาษีในสลิปเลย ส่วนพนักงานเงินเดือนสูงจะเห็นยอดหักเพิ่มขึ้นตามขั้นบันได และเมื่อมีโบนัสก้อนใหญ่ในเดือนไหน ยอดหักเดือนนั้นก็จะสูงขึ้นตามการคำนวณใหม่
ภาษีที่หักไว้จากเงินเดือนต้องนำส่งกรมสรรพากรด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (ยื่นออนไลน์ได้ถึงวันที่ 15) และสรุปทั้งปีด้วย ภ.ง.ด.1ก พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้พนักงาน
ตัวอย่างสลิปเงินเดือนหนึ่งใบ
สมมติพนักงานเงินเดือน 25,000 บาท มี OT 2,000 บาท ในเดือนนั้น รวมรายได้ 27,000 บาท
รายการหัก: ประกันสังคม 875 บาท (ชนเพดาน) และภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามประมาณการทั้งปีสมมติ 292 บาท รวมหัก 1,167 บาท ยอดสุทธิที่โอนให้พนักงานคือ 25,833 บาท
สลิปที่ดีจะแสดงตัวเลขทั้งสามชั้นนี้ให้ครบ คือ รายได้รวม หักรวม และสุทธิ พร้อมยอดสะสมทั้งปี พนักงานจะตรวจสอบเองได้โดยไม่ต้องเดินมาถาม HR ทุกเดือน
ทำสลิปเงินเดือนโดยไม่ต้องจัดหน้าเอง
ธุรกิจเล็กส่วนใหญ่เริ่มจากทำสลิปใน Excel แล้วเจอปัญหาเดิม ๆ คือฟอร์แมตเพี้ยนตอนพิมพ์ ลืมอัปเดตเพดานประกันสังคม และไม่มีเลขที่เอกสารทำให้ตามย้อนหลังไม่ได้ว่าออกใบไหนให้ใครไปแล้ว
LL-Docs ออกสลิปเงินเดือนเป็น PDF ฟอนต์ไทยคมชัดได้ฟรี กรอกรายได้และรายการหัก ระบบคำนวณยอดสุทธิและออกเลขรันนิ่งให้อัตโนมัติ ไม่ซ้ำไม่ข้าม ส่งให้พนักงานเป็นไฟล์ได้ทันที และยังออกหนังสือรับรองเงินเดือนหรือหนังสือรับรองการเป็นพนักงานจากข้อมูลชุดเดียวกันต่อได้